Gotovinski dokumenti na koji račun. Gotovinski dokumenti i obrasci strogih izvještaja
Blagajna organizacije može pohraniti ne samo gotovinu, već i novčana dokumenta. To uključuje plaćene vaučere za kuće za odmor i sanatorije, poštanske i mjeničke marke, markice državne carine, plaćene avio karte, putne karte itd. Novčana dokumenta moraju se čuvati u vatrostalnom ormariću u kasi organizacije dok se ne prenesu na odredište. Finansijski odgovorna osoba za čuvanje novčanih dokumenata je blagajnik organizacije.
Gotovinski dokumenti se sastavljaju na isti način kao i gotovina u blagajni organizacije korištenjem ulaznih i izlaznih naloga za gotovinu, na osnovu kojih se sastavlja izvještaj o kretanju gotovinskih dokumenata. U ovom izvještaju se navodi koliko i kakvih novčanih dokumenata je primljeno, njihovu vrijednost, kao i koji novčani dokumenti su izdati, kome i za koji iznos. Za analitičko računovodstvo koriste se podaci iz izvještaja o knjiženju i izdavanju novčanih dokumenata, čiji registri mogu biti knjiga računovodstva kretanja novčanih dokumenata po pojedinim vrstama. Izdvajanje ovog dijela gotovinskih transakcija na poseban podračun uzrokovano je raznolikim sastavom novčanih dokumenata i njihovom procjenom na osnovu visine stvarnih troškova nabavke.
Sintetičko knjigovodstvo ovih vrijednosti vodi se na podračunu „Gotovinski dokumenti“ na račun 50 „Gotovina“. Analitičko računovodstvo monetarnih dokumenata vrši se po njihovim vrstama. Na teret ovog računa iskazuje se trošak kupljene dokumentacije u korespondenciji sa gotovinskim i obračunskim računima. Putovanja u sanatorije, pansione i sl., plaćena u gotovini, iskazuju se u knjigovodstvenom unosu:
Zaduživanje 50 "Gotovina", podračun "Gotovinski dokumenti"
Kredit 50 "Gotovina", podračun "Gotovina organizacije" ili 51 "Gotovinski račun"
Prilikom izdavanja vaučera zaposlenima bez naknade ili uz djelimično plaćanje, pravi se bilješka.
Zaduživanje 50 "Gotovina" - za iznos djelimične uplate koju je izvršio zaposleni,
Debit 69 “Obračuni za socijalno osiguranje i osiguranje”,
91 “Ostali prihodi i rashodi” - za iznose isplaćene iz fondova socijalnog osiguranja ili organizacije (u skladu sa odredbama kolektivnog ugovora)
Kredit 50 "Gotovina", podračun "Gotovinski dokumenti".
Tabela 2.3
Poslovi pribavljanja i izdavanja novčanih dokumenata
Primarni dokument |
Korespondentni računi |
||
Račun, avansni izvještaj |
Gotovinski dokumenti kupljeni u gotovini upisani su u kasu. |
||
faktura (faktura) |
Gotovinski dokumenti kupljeni bankovnim transferom (plaćeni sa tekućeg računa) upisani su u kasu. |
||
Izvod o izdavanju vaučera, nalog rukovodioca organizacije, računovodstveni sertifikat-obračun |
Vaučer je izdat zaposlenom u organizaciji po punom trošku ili uz djelimično plaćanje: Što se tiče sredstava uplaćenih od strane zaposlenog Za iznos troškova putovanja plaćen na teret organizacije |
||
Uposleniku upućenom na službeno putovanje izdate su putne isprave |
|||
Dnevnik prijema i izdavanja novčanih dokumenata |
Poštanske marke, markice državne carine i dr. izdate su u svrhu izvještaja o korištenju ovih dokumenata za njihovu namjenu. |
||
Prikazan je iznos nedostataka koji su identifikovani tokom popisa novčanih dokumenata. |
|||
Inventarni list (obrazac br. INV-16), knjigovodstvena potvrda |
Prikazan je iznos gubitaka novčanih dokumenata zbog vanrednih okolnosti |
U aktivnostima bilo koje institucije često se koriste dokumenti kao što su kuponi za benzin ili hranu za studente, poštanske marke i pečatirane koverte za slanje korespondencije, kartice za ekspresno plaćanje za internet i mobilnu telefonsku komunikaciju i druga dokumenta koja zahtijevaju posebno knjigovodstvo. U ovom članku ćemo pogledati redoslijed kojim ih treba koristiti i uzeti u obzir.
Šta su monetarni dokumenti
Novčana dokumenta su dokumenti koji se pribavljaju i čuvaju u instituciji i imaju određenu vrijednost. Nagodbe za njihovu nabavku između stranaka su već obavljene, ali usluge koje se mogu dobiti uz pomoć ovih dokumenata još nisu pružene.Prema stav 169 Uputstvo br. 157n plaćeni kuponi za benzin i naftu, hranu, plaćeni vaučeri za vikendice, sanatorije, turističke centre, primljene obavijesti za poštanske uputnice, poštanske marke, pečatirane koverte i markice državne carine - sve su to novčani dokumenti.
Gotovina se mora čuvati u blagajni ustanove.
U skladu sa stav 170 Uputstvo br. 157n Prijem ovih dokumenata na blagajni i izdavanje te isprave iz kase ozvaničeni su nalozima za prijem gotovine (f. 0310001) i nalozima za odlaz gotovine (f. 0310002) sa upisom „zaliha“ na njima.
Ulazni i odlazni nalozi za gotovinu sa upisom „zaliha“ evidentiraju se u registru ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata odvojeno od ulaznih i izlaznih gotovinskih naloga kojima se evidentiraju transakcije novčanim sredstvima.
U knjizi blagajne (f. 0504514) ustanove evidencija prometa novčanih isprava vodi se na posebnim listovima, na kojima se stavlja oznaka „zaliha“.
Prema smjernicama za vođenje blagajne, odobreno Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 173n, ukupni indikatori transakcija za dan i indikatori stanja na kraju dana formiraju se posebno za gotovinu i za novčane dokumente. U listovima blagajne u kojima se nalaze podaci o kretanju novčanih dokumenata, redovi „sa zaradom“ i „ukupno stanje blagajne u kasi na kraju dana“ se ne popunjavaju.
Upise u blagajnu blagajnik mora izvršiti odmah po prijemu ili izdavanju gotovinskih dokumenata za svaki prijem zaliha i nalog za terećenje zaliha.
Knjigovodstvo prometa novčanim ispravama vodi se u dnevniku ostalih transakcija na osnovu dokumenata priloženih blagajničkim izvještajima ( stav 172 Uputstvo br. 157n).
Odraz u računovodstvu kretanja novčanih dokumenata
Pogledajmo primjere kako se različite vrste novčanih dokumenata koriste u obrazovnim institucijama i kako se činjenice ekonomskog života koje se odvijaju uz njihovu pomoć odražavaju u računovodstvu. Konkretne preporuke za računovodstvo određenih vrsta novčanih dokumenata nisu razvijene na saveznom zakonodavnom nivou, stoga, po našem mišljenju, postupak njihove upotrebe i računovodstvenog odražavanja mora biti fiksiran u računovodstvenoj politici na osnovu specifičnosti institucije.Vaučeri za hranu za studente. Postoji kategorija učenika kojima je obrazovna ustanova dužna obezbijediti besplatan obrok. Ova vrsta hrane se obezbjeđuje putem bonova za hranu. Kupon se može odštampati ili odštampati. Mora sadržavati niz obaveznih detalja:
Individualni broj;
valjanost;
Vrsta hrane;
Iznos (trošak);
Pečat ili pečat organizacije koja je izdala i potpis odgovornog radnika.
Za opštinske institucije u pojedinim regionima stvorena su pravila za promet određenih vrsta novčanih dokumenata. Jasnu proceduru za izdavanje i evidentiranje kupona za pružanje obroka po preferencijalnoj osnovi u obrazovnim institucijama razvio je, na primjer, Odbor za obrazovanje Vlade Sankt Peterburga ( Naredba br. od 06.08.2009 1139-r).
Prema ovom dokumentu, obrazovne ustanove se snabdijevaju jednoobraznim kuponima. Rukovodilac ustanove
obezbjeđuje čuvanje obrazaca kupona i izdaje ih djelatniku zaduženom za ugostiteljstvo, u skladu sa brojem učenika u povlaštenim kategorijama. Obrasci kupona se prenose na osnovu akta čiji je obrazac posebno izrađen i dat je u Prilogu 3. ovog naloga. Ovaj zaposlenik izdaje popunjene obrasce kupona nastavniku kao razredniku ili majstoru industrijskog osposobljavanja (supervizoru grupe). Ulaznice izdate, a neiskorišćene će biti vraćene. Sve radnje sa kuponima moraju se evidentirati u knjizi izdavanja kupona, čiji je obrazac dat u Prilogu 2. Postupak izdavanja i evidentiranja kupona, odobren naredbom br. 1139-r.
Prilikom obezbjeđivanja povlaštenih obroka od strane same obrazovne ustanove, na kraju svakog radnog dana uračunavaju se kuponi koji se koriste za njihovu namjenu i prilažu se blagajničkom izvještaju. Čuvaju se zajedno sa blagajnskom dokumentacijom pet godina i po isteku roka skladištenja uništavaju se po nalogu rukovodioca ustanove.
Prilikom obezbjeđivanja povlaštenog obroka u obrazovnoj ustanovi, ugostiteljska organizacija vrši sedmičnu provjeru korištenja kupona i sačinjava odgovarajući akt o njihovoj primjeni na obrascu datom u Prilogu 3. Procedura izdavanja i obračuna kupona.
Državna obrazovna ustanova sklopila je ugovor sa ugostiteljskom kompanijom za nabavku doručka i kompletnog ručka za učenike. Institucija je platila 120.000 rubalja po ugovoru. Za ovaj iznos su primljene bonove za hranu prema potvrdi o prijemu. Upisane su u kasu kao novčani dokumenti. Dio kupona iz kase u iznosu od 30.000 rubalja. je prebačen na odgovorno lice koje je izdavalo ove kupone studentima. Nakon što su učenici dobili obroke po ovim kuponima, sastavljen je obračun u iznosu od 30.000 rubalja. (u prilogu avansnog izvještaja odgovornog lica koje je primilo kupone).
Prema Naredbi Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 171n, troškovi državne institucije za plaćanje usluga za organizovanje toplog obroka za studente su uključeni u podčlanak 226“Ostali radovi, usluge” KOSGU.
Ove transakcije će biti prikazane u računovodstvenim evidencijama institucije u skladu sa Uputstvom br. 162n kako slijedi:
Prema odgovarajućoj sintetičkoj računovodstvenoj šifri.
Kuponi za gorivo i maziva. Razmotrimo opciju kada se ustanova snabdijeva gorivom i mazivima pomoću kupona: po ugovoru se plaća određena količina benzina odgovarajuće marke, a ustanova dobiva kupone kojima će vozači puniti automobile na benzinskoj pumpi.
Primljeni kuponi na osnovu otpremne dokumentacije dobavljača (tovarni list, faktura i sl.) primaju se kao novčani dokumenti na blagajni ustanove, a u nalogu za prijem preporučljivo je navesti marku benzina, seriju i brojeve ovi kuponi, denominacija kupona u litrima i kupon troškova u rubljama (na osnovu cijene benzina navedenog u ugovoru i fakturi).
Po potrebi, vozačima ili posebno određenom službeniku za prijavu izdaju se kuponi za pravo na gorivo.
Obično se radi kontrole otvara posebna knjigovodstvena knjiga u kojoj se evidentira kretanje kupona.
Gorivo primljeno na kupone se obračunava kao inventar ustanove nakon podnošenja avansnog izvještaja od strane odgovornog lica sa pratećom dokumentacijom sa benzinske pumpe koja je prodala gorivo u zamjenu za kupon.
Budžetska obrazovna ustanova, u okviru svojih aktivnosti na ispunjavanju državnog (opštinskog) zadatka, dobila je od dobavljača kupone za 1.000 litara benzina AI92 u iznosu od 28.000 rubalja. Apoen kupona je 20 l u vrijednosti od 560 rub. Izdaje se odgovornom licu
2 kupona za koje je natočio gorivo, nakon čega je predao avans.
Ove transakcije će se prikazati u računovodstvu u skladu sa Uputstvo br. 174n na sljedeći način:
Kartice za ekspresno plaćanje mobilnih komunikacija i Interneta. Zaposleni u institucijama često koriste korporativne mobilne komunikacije ili primaju naknadu za korištenje vlastite komunikacijske opreme u poslovne svrhe. Široko rasprostranjena vrsta plaćanja mobilnih komunikacija i Interneta su kartice za ekspresno plaćanje, koje kupuje institucija i moraju biti evidentirane kao novčani dokumenti.Kako bi osigurali da inspektori i poreske vlasti nemaju pitanja o zakonitosti i svrsishodnosti plaćanja mobilnih komunikacija, institucija treba da razvije odgovarajući
regulacioni propis (interni regulatorni akt). Ovaj dokument treba da sadrži spisak radnih mesta zaposlenih koji ispunjavaju uslove za primanje mobilnih platnih kartica, kao i uslove koji moraju biti ispunjeni (npr. zaposlenima se plaća samo za pozive u toku radnog vremena, ili je moguće platiti i obavljene pozive van radnog vremena (tokom vikenda)). Preporučljivo je propisati proceduru da zaposleni potvrde svoje troškove mobilne komunikacije (navođenje detalja pregovora i dopisa zaposlenika o tome koji su pozivi poslovni pozivi).
Samostalna institucija je, koristeći sredstva iz djelatnosti ostvarivanja prihoda preko odgovornog subjekta, kupila 100 ekspres platnih kartica nominalne vrijednosti 100 rubalja. za ukupan iznos od 10.000 rubalja. Ova novčana dokumenta su primljena na blagajni ustanove. Zamjeniku direktora su izdate 3 platne kartice za izvještavanje. Odgovorno lice je dostavilo prethodni izvještaj sa pratećom dokumentacijom.
Troškovi za kupovinu platnih kartica za mobilne telefone u skladu sa Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 171n raspoređeni su na podčlanak 221"Komunikacijske usluge" KOSGU.
U računovodstvu, ove transakcije će se odraziti u skladu sa Uputstvo br. 183n na sljedeći način:
Poštanske marke i žigosane koverte. Uprkos tehnološkom napretku, poštanske usluge su i dalje relevantne i tražene. Organizacija poštanskih pošiljaka je nemoguća bez nabavke markica i označenih koverata, koje se prema Uputstvu br. 157n moraju uzeti u obzir kao novčani dokumenti. Tipična računovodstvena greška je momentalni otpis kupljenih koverata i maraka. Na primjer, kako možete opravdati otpisivanje 200 pečatiranih koverti odjednom, čak i ako je 20 pisama poslano mjesečno? Moraju se uzeti u obzir kao novčana dokumenta i po potrebi izdati za izvještavanje osobama odgovornim za slanje korespondencije, koje moraju sačiniti prethodni izvještaj i uz njega priložiti prateću dokumentaciju. Takvi dokumenti mogu biti registar poslate korespondencije, a u slučaju oštećenja i oštećena koverta priložena izvještaju.Prijem na računovodstvo i izdavanje poštanskih maraka i pečatiranih koverata će se u računovodstvu odraziti na sljedeći način:
Državna institucija (Uputstvo br. 162n) | Organizacija koju finansira država (Uputstvo br. 174n) | Autonomna institucija (Uputstvo br. 183n) |
|||
Debit | Kredit | Debit | Kredit | Debit | Kredit |
Prijem maraka i pečatiranih koverata na blagajnu ustanove | |||||
0 201 35 510 |
0 302 21 730 0 208 21 660 | 0 201 35 510 |
0 302 21 730 0 208 21 660 | 0 201 35 000 |
0 302 21 000 0 208 21 000 |
Izdavanje markica i označenih koverata za izvještavanje | |||||
0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 000 | 0 201 35 000 |
Prema radnom zakonodavstvu, visina i postupak naknade troškova vezanih za službena putovanja zaposlenih, kao i spisak poslova, zanimanja i radnih mjesta ovih zaposlenih utvrđuju se kolektivnim ugovorom, ugovorima i lokalnim propisima. U obrazovnoj ustanovi, putnu kartu možete platiti socijalnom nastavniku čiji posao uključuje putovanja (posjeta učenika u mjestu stanovanja, putovanje radi učešća na sastancima raznih komisija i savjeta za prevenciju i sl.).
Na osnovu Naredbe Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 171n, troškovi institucije za kupovinu putnih karata za zaposlene čiji je rad putne prirode pripisuju se podčlanak 222"Transportne usluge" KOSGU.
Državna obrazovna ustanova kupila je autobusku kartu u vrijednosti od 950 rubalja. od septembra 2013. za socijalnog nastavnika. Plaćanje putne karte izvršeno je bezgotovinsko na teret budžetskih sredstava. Putna karta je unesena u blagajnu ustanove i predata nastavniku na prijavu. Nastavnik je na kraju mjeseca predao unaprijed izvještaj sa već korištenom putnom ispravom.
U računovodstvu državne institucije, ove transakcije moraju biti prikazane u skladu sa Uputstvom br. 162n kako slijedi:
Nedostatak gotovinskih dokumenata na blagajni
Regulisan je postupak obavljanja gotovinskih transakcija novčanicama i kovanim novcem Centralne banke Ruske Federacije na teritoriji Ruske Federacije. Uredba br. 373-P. Prema klauzula 1.11 ove odredbe, mjere za obezbjeđenje sigurnosti gotovine pri gotovinskom prometu, skladištenju, transportu, kao i postupak i vrijeme provjere stvarne raspoloživosti sredstava utvrđuje pravno lice. To znači da je postupak provjere kase i gotovinskog prometa utvrđen lokalnim propisima, na primjer, propisima o internoj finansijskoj kontroli, računovodstvenim politikama, propisima o gotovinskom prometu. Prilikom kontrolnih aktivnosti, pored kompletnog preračuna gotovine na blagajni, provjeravaju se i druge vrijednosti koje se nalaze u kasi, uključujući i novčana dokumenta.
Da bi se prikazali rezultati popisa novčanih dokumenata koji se čuvaju na blagajni institucije, koristi se popisna lista (podudarni list) obrazaca strogih izvještaja i novčanih dokumenata (prema f. 0504086, odobrenog Naredbom Ministarstva finansija Republike Srpske). Ruska Federacija br. 173n).
Prilikom inspekcije na blagajni budžetske institucije otkriven je nedostatak novčanih dokumenata - 2 kartice za ekspresno plaćanje nominalne vrijednosti od 100 rubalja svaka. svaki stečen kroz subvenciju za realizaciju vladinog zadatka. Osoba odgovorna za ovaj manjak je identifikovana, a iznos manjka je dobrovoljno otplatio u naturi.
Ustanova je dužna evidentirati nastalu situaciju u skladu sa stav 86, 87 , 109 , 110 Uputstvo br. 174n na sljedeći način:
Usvojeno Uputstvo za primenu Jedinstvenog kontnog plana za organe javne vlasti (državne organe), lokalne samouprave, organe upravljanja državnim vanbudžetskim fondovima, državne akademije nauka, državne (opštinske) institucije. Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 1. decembra 2010. br. 157n.
Naredba Ministarstva finansija Ruske Federacije od 15. decembra 2010. br. 173n „O odobravanju obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata i računovodstvenih registara koje koriste organi javne vlasti (državni organi), lokalne samouprave, organi upravljanja državnim vanbudžetskim fondovima , državne akademije nauka, državne (opštinske) institucije i Smjernice za njihovu upotrebu."
Postupak izdavanja i evidentiranja kupona za pružanje obroka po preferencijalnoj osnovi u obrazovnim ustanovama Sankt Peterburga.
Naredba Ministarstva finansija Ruske Federacije od 21. decembra 2012. godine br. 171n „O odobravanju Uputstva o postupku primjene budžetske klasifikacije Ruske Federacije za 2013. godinu i za planski period 2014. i 2015. godine“.
Uputstvo za korišćenje Kontnog plana za budžetsko računovodstvo, odobreno. Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 6. decembra 2010. br. 162n.
Odobreno uputstvo za upotrebu Kontnog plana za računovodstvo budžetskih institucija. Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 16. decembra 2010. br. 174n.
Odobreno uputstvo za upotrebu Kontnog plana za računovodstvo autonomnih institucija. Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 23. decembra 2010. br. 183n.
Monetarni dokumenti su dokumenti koji imaju procjenu vrijednosti, koje je pribavila organizacija i pohranila u njenu kasu.
Na podračunu 50-3 "Gotovinski dokumenti" evidentiraju se poštanske marke, markice državne carine, markice računa, plaćene avio karte i druga novčana dokumenta u blagajni organizacije.
Monetarni dokumenti ne uključuju:
· dokumentacija za nematerijalnu imovinu (knjiže se na računu 04);
· hartije od vrijednosti (knjižene na računu 58);
· strogi obrasci izvještavanja (obračunati na kontu 006);
· akcije otkupljene od akcionara (konto 81).
Gotovinski dokumenti se uzimaju u obzir u visini stvarnih troškova njihovog pribavljanja. Kupovina novčanih dokumenata može se izvršiti gotovinom ili bankovnim transferom.
Gotovinski dokumenti objavljeni na blagajni (izdavanjem naloga za prijem gotovine) izdaju se odgovornim licima na korištenje ili prodaju zaposlenima u organizaciji po povlaštenim cijenama (raspolaganje je formalizirano nalogom za prijem gotovine).
Knjiga blagajne posebno odražava kretanje novčanih dokumenata. Blagajnik svakog mjeseca podnosi izvještaj o kretanju novčanih dokumenata.
Gotovinski dokumenti koji se drže na blagajni organizacije evidentiraju se na podračunu 50/3 u visini njihovih stvarnih troškova nabavke. Analitičko računovodstvo uključuje vođenje novčanih dokumenata za svaku vrstu.
Pribavljanje novčanih isprava i njihovo prihvatanje u računovodstvo iskazuju se na teretu računa 50/3 u korespondenciji sa odobrenjem sljedećih računa: 51 - za troškove nabavke novčanih dokumenata; 71 ili 76 i drugi računi za poravnanje preko fizičkih ili pravnih lica.
Korištenje (izdavanje, trošenje) novčanih dokumenata se ogleda u kreditu računa 50/3. Izdavanje plaćenih avio karata odgovornim licima se iskazuje na teret računa 71 i na dobro računa 50/3. Izdavanje vaučera zaposlenima uz nadoknadu u cijelosti ili djelimično trošak iskazuje se na teret računa 73 i kredit 50/3. Kada se vaučeri izdaju bez naknade o trošku odgovarajućih izvora: zaduženje računa 91/2 kredit računa 50/3.
Uslovi za vođenje blagajne i čuvanje novca i novčanih dokumenata.
Sva gotovinska primanja i isplate preduzeća evidentiraju se u knjizi blagajne.
Svako preduzeće vodi samo jednu blagajnu, koja mora biti numerisana, vezana i zapečaćena voskom ili mastiksom. Broj listova u knjizi blagajne ovjeren je potpisima direktora i glavnog računovođe preduzeća.
Upisi u blagajnu vrše se u 2 primjerka pomoću karbonskog papira tintom ili hemijskom olovkom. Drugi primjerci listova moraju biti otkinuti i služiti kao izvještaj blagajnika. Prvi primjerci listova ostaju u knjizi blagajne. Prvi i drugi primjerak lista su numerisani istim brojevima.
Brisanja i neutvrđene ispravke u knjizi blagajne nisu dozvoljene. Izvršene ispravke ovjeravaju se potpisima blagajnika, kao i glavnog računovođe preduzeća ili lica koje ga zamjenjuje.
Upise u blagajnu blagajnik vrši odmah nakon prijema ili izdavanja novca za svaki nalog ili drugi dokument koji ga zamjenjuje. Svaki dan na kraju radnog dana, blagajnik obračunava rezultate transakcija za taj dan, prikazuje stanje novca u kasi za naredni datum i predaje računovodstvu kao blagajnički izvještaj drugi otcjepni list (kopija upisa u knjigu blagajne za dan) sa računima i ispravama o izdacima gotovine uz prijem u blagajnu.
U preduzećima, pod uslovom da je osigurana potpuna sigurnost novčanih dokumenata, blagajna se može voditi na automatizovan način, pri čemu se njeni listovi formiraju u obliku mašinskog dijagrama „Uložak lista blagajne“. Istovremeno se generira strojna poruka „Izvještaj blagajnika“. Oba ova mašinograma moraju biti sastavljena do početka narednog radnog dana, imati isti sadržaj i sadržavati sve podatke predviđene obrascem blagajničke knjige.
Numeracija listova blagajne u ovim mašinskim dijagramima vrši se automatski uzlaznim redom od početka godine.
U mašinskom dijagramu „Umetnuti list blagajne knjige“ poslednji za svaki mesec treba automatski da ispiše ukupan broj listova blagajne za svaki mesec, a u poslednjem za kalendarsku godinu - ukupan broj listova blagajne. blagajnu za godinu.
Blagajnik je, po prijemu mašinograma „Otpušteni list blagajne“ i „Izvještaj blagajnika“, dužan provjeriti ispravnost navedenih dokumenata, potpisati ih i predati blagajnički izvještaj zajedno sa ulaznim i izlaznim novčanim dokumentima u računovodstvo. uz potvrdu u slobodnom listu blagajne. Kako bi se osigurala sigurnost i jednostavnost upotrebe, listove uloška blagajne blagajnik čuva posebno za svaki mjesec godinu dana. Na kraju kalendarske godine (ili po potrebi) listovi uloška blagajne ukoričuju se hronološkim redom. Ukupan broj listova za godinu ovjerava se potpisima rukovodioca i glavnog računovođe preduzeća i knjiga je zapečaćena.
Kontrolu pravilnog vođenja knjige blagajne ima glavni računovođa preduzeća.
Izdavanje novca iz kase, koje nije potvrđeno prijemom primaoca na blagajničkom nalogu ili drugom dokumentu koji ga zamjenjuje, nije prihvaćeno za opravdavanje stanja gotovine u kasi. Ovaj iznos se smatra manjkom i naplaćuje se na blagajni. Gotovina koja nije potvrđena novčanim primanjima smatra se viškovima gotovine i knjiži se u korist prihoda preduzeća.
Glavni (stariji) blagajnik, prije početka radnog dana, unaprijed daje ostalim blagajnicima iznos gotovog novca neophodan za troškovne transakcije uz potvrdu u knjizi obračuna novca koji je blagajnik primio i izdao.
Na kraju radnog dana, blagajnici su dužni da izvještavaju glavnog (višeg) blagajnika o primljenom avansu i primljenom novcu prema prijemnim dokumentima, te predaju stanje gotovine i gotovinske isprave o izvršenim transakcijama (glavnom) ) viši blagajnik na osnovu priznanice u knjigovodstvenoj knjizi koju je blagajnik prihvatio i izdao novac.
Za primljene avanse za plate i stipendije, blagajnik je dužan da prijavi u roku navedenom na platnom spisku za njihovu isplatu. Prije isteka ovog roka, blagajnici su dužni svakodnevno predati na blagajnu stanje gotovine koja nije izdata prema uplatnicama. Ovaj novac se predaje u vrećama, paketima i drugoj ambalaži zapečaćenoj od strane blagajnika glavnom (višem) blagajniku uz potvrdu o prijavljenom iznosu.
U skladu sa stavom 3, rukovodioci preduzeća dužni su da opremiju blagajnu (izolovanu prostoriju namenjenu za prijem, izdavanje i privremeno skladištenje gotovog novca) i obezbede sigurnost novca u prostorijama kase, kao i prilikom predaje iz bankarsku instituciju i deponovanje u banci. U slučajevima kada krivicom rukovodilaca preduzeća nisu stvoreni neophodni uslovi da se obezbedi sigurnost novčanih sredstava tokom njihovog skladištenja i transporta, oni snose odgovornost u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom.
Prostorije kase moraju biti izolovane, a vrata kase moraju biti zaključana iznutra tokom transakcija. Zabranjen je pristup prostorijama blagajne osobama koje nisu povezane sa njenim radom.
Kase preduzeća mogu biti osigurane u skladu sa važećim zakonima.
Sva gotovina i vrijednosni papiri u poduzećima pohranjuju se u pravilu u vatrostalnim metalnim ormarićima, au nekim slučajevima - u kombinovanim i običnim metalnim ormarićima, koji se na kraju radnog dana zaključavaju ključem i zapečaćuju blagajničkim pečatom. Ključeve metalnih ormara i pečata čuvaju blagajnici, kojima je zabranjeno ostavljati ih na za to predviđenim mjestima, prenositi neovlaštenim licima, ili praviti neotkrivene duplikate.
Obračunske duplikate ključeva u vrećama, kutijama i sl., zapečaćene kod blagajnika, čuvaju rukovodioci preduzeća. Najmanje jednom tromjesečno ih provjerava komisija koju imenuje rukovodilac preduzeća, a rezultati se evidentiraju u izvještaju.
Ako se ključ izgubi, rukovodilac preduzeća prijavljuje incident organima unutrašnjih poslova i preduzima mere da odmah zamene bravu metalnog ormarića.
Zabranjeno je čuvanje gotovine i drugih vrednosti koje ne pripadaju preduzeću u kasi.
Prije otvaranja kase i metalnih ormara, blagajnik je dužan provjeriti ispravnost brava, vrata, prozorskih rešetki i plombi, te provjeriti je li sigurnosni alarm ispravan.
U slučaju oštećenja ili skidanja plombe, lomljenja brava, vrata ili rešetki, blagajnik je dužan da to odmah prijavi rukovodiocu preduzeća, koji slučaj prijavljuje organima unutrašnjih poslova i preduzima mjere za zaštitu kase. do dolaska njihovih zaposlenih.
U ovom slučaju, rukovodilac, glavni računovođa ili lica koja ih zamjenjuju, kao i blagajnik preduzeća, nakon dobijanja dozvole organa unutrašnjih poslova, provjeravaju raspoloživost sredstava i drugih vrijednosti koje se čuvaju u kasi. Ova provjera mora biti završena prije početka gotovinskih transakcija. O rezultatima inspekcijskog nadzora sastavlja se akt u 4 primjerka koji potpisuju sve osobe koje učestvuju u uviđaju. Prvi primjerak akta se prenosi u organe unutrašnjih poslova, drugi se šalje osiguravajućem društvu, treći se šalje višoj organizaciji (ako postoji), a četvrti ostaje preduzeću.
U poslovnoj praksi, računovođe svuda moraju obraditi gotovinske transakcije kao što su primanje i izdavanje gotovinskih dokumenata. Program 1C:Accounting 8 KORP (analogno programu 1C:Accounting 8, ali sa proširenim mogućnostima) pomaže u automatizaciji procesa računovodstva ove imovine. M.A. govori kako koristiti mehanizam ugrađen u program. Vlasova, nastavnik-konsultant u Centru za sertifikovanu obuku kompanije „1C: Automatizacija“, jedan od autora knjige „1C: Računovodstvo 8 CORP: računovodstvo u matičnoj organizaciji“*.
Bilješka:
(meni Blagajna -> Prijem gotovinskih dokumenata
- račun od dobavljača;
- druga priznanica.
Od koga I Dokumenti o novcu Od koga izbor:
- druga strana iz imenika Counterparties Ostalo
- Pojedinci;
- Ostale priznanice).
Na obeleživaču Dokumenti o novcu Dokumenti o novcu.
Za dokument Prijem gotovinskih dokumenata Nalog za prijem.
Izdavanje novčanih dokumenata(meni Blagajna -> Izdavanje gotovinskih dokumenata
- Povratak dobavljaču;
- Izdavanje odgovornom licu;
- Drugo pitanje.
Na obeleživaču Kome može se odabrati:
- Counterparties Računi prihoda i rashoda;
- Pojedinci;
- odgovarajući račun i podračun na njega (ako je vrsta transakcije Ostalo izdavanje).
Na obeleživaču Dokumenti o novcu
Za dokument Izdavanje novčanih dokumenata obezbeđen je štampani obrazac Listić za povlačenje .
Koji dokumenti se smatraju gotovinom?
Bilješka:
* Knjigu možete kupiti od partnera kompanije 1C. Kontaktirajte partnera koji opslužuje vašu organizaciju i naručite tako što ćete mu reći šifru knjige - 4601546070173.
Novčana dokumenta uključuju plaćene željezničke, avio karte i druge prevozne karte, kupone za benzin, vaučere za liječenje i rekreaciju, poštanske marke i druge slične papire u novčanoj vrijednosti.
Takva sredstva koja se nalaze u blagajni organizacije, u iznosu stvarnih troškova za njihovo nabavku, evidentiraju se na računu 50.
„Blagajna“, podračun 50-3 „Monetarni dokumenti“ (Uputstva za upotrebu Kontnog plana za računovodstvene finansijske i ekonomske aktivnosti organizacija, odobrena naredbom Ministarstva finansija Rusije od 31. oktobra 2000. br. 94n ). Treba napomenuti da Uputstvo za korišćenje kontnog plana zahteva vođenje analitičke evidencije novčanih dokumenata po njihovim vrstama. U programu "1C: Računovodstvo 8 KORP" razvijeni su posebni dokumenti, časopisi i izvještaji za evidentiranje ovih transakcija.
Prihvatanje novčanih dokumenata za računovodstvo se odražava u dokumentu Prijem gotovinskih dokumenata(meni Blagajna -> Prijem gotovinskih dokumenata). On predviđa sljedeće vrste operacija:
- račun od dobavljača;
- potvrda od odgovornog lica;
- druga priznanica.
Dokument sadrži dva obeleživača - Od koga I Dokumenti o novcu. Ovisno o vrsti operacije na kartici Od koga izbor:
- druga strana iz imenika Counterparties, dogovor sa njim (vrsta sporazuma Ostalo), kao i račun za računovodstvena poravnanja sa drugom stranom;
- odgovorno lice iz imenika Pojedinci;
- odgovarajući račun i podračun na njega (ako je vrsta transakcije Ostale priznanice).
Na obeleživaču Dokumenti o novcu jedan ili više novčanih dokumenata se biraju iz istoimenog imenika i naznačava se njihov broj. Troškovi ulaznica, kupona itd. popunjavaju se na osnovu podataka iz imenika Dokumenti o novcu.
Za dokument Prijem gotovinskih dokumenata obezbeđen je štampani obrazac Nalog za prijem.
Raspolaganje novčanim dokumentima se odražava u dokumentu Izdavanje novčanih dokumenata(meni Blagajna -> Izdavanje gotovinskih dokumenata). Dokument predviđa sljedeće vrste operacija:
- Povratak dobavljaču;
- Izdavanje odgovornom licu;
- Drugo pitanje.
Ovisno o vrsti operacije, dokument će sadržavati dvije ili tri oznake.
Na obeleživaču Kome može se odabrati:
- druga strana kojoj se vraćaju novčani dokumenti, iz imenika Counterparties, ugovor sa njim, kao i račun za obračunska obračuna sa drugom stranom. Ako postoji razlika između iznosa povrata i troška novčanih dokumenata, onda se tereti na račun prihoda ili rashoda koji je naznačen na kartici Računi prihoda i rashoda;
- odgovorno lice kome se izdaju dokumenti, iz imenika Pojedinci;
- odgovarajući račun i podračun na njega (ako je vrsta transakcije Ostalo izdavanje).
Na obeleživaču Dokumenti o novcu Naznačeni su dokumenti koji se prenose (odabirom iz istoimenog imenika), njihova količina i iznos povrata.
Za dokument Izdavanje novčanih dokumenata obezbeđen je štampani obrazac Listić za povlačenje. Program je razvijen u skladu sa važećim regulatornim dokumentima za evidentiranje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji Izvještaj o kretanju novčanih dokumenata.
Razmotrimo izvršenje transakcija sa novčanim dokumentima koristeći dva primjera koji se najčešće sreću u praksi organizacija: nabavka i izdavanje karata za prijevoz zaposlenima upućenim na službeno putovanje; kupovina goriva i maziva uz pomoć kupona.
Obračun kupljenih prevoznih karata za poslovne putnike
Trenutno su rasprostranjeni slučajevi kada karte ne kupuje zaposlenik, kome se daje novac za putne troškove na račun, već organizacija od prevoznika ili od agencije koja je posrednik u distribuciji karata prevoznika.
Primjer 1
Dana 11. januara 2010. godine, organizacija je sa svog tekućeg računa Agenciji prebacila avans od 14.160 rubalja. (sa PDV-om 18%) za avionske karte za prevoz putnika.
Karte kupljene od strane Agencije, otpremnicu i račun na isti iznos dostavljene su organizaciji kurirskom službom Agencije 15.01.2010. Avio karte (2 komada), čiji je obrazac označavao trošak prevoza od 5.900 rubalja, primljene su na blagajni organizacije istog dana, a 18. januara 2010. izdate su iz blagajne zaposlenom upućenom na poslovno putovanje. Na kraju službenog puta, 25. januara 2010. godine, zaposleni je sačinio avans.
U programu je dokumentovan prenos bezgotovinskih sredstava Nalog za plaćanje. Iznos doznačen Agenciji sadrži trošak kupljenih ulaznica, koji će se kapitalizirati dokumentom Prijem gotovinskih dokumenata(i, prema tome, za ovaj iznos ugovor sa agencijom treba da bude u obliku Ostalo), te naknada za usluge Agencije, čija će kupovina biti odražena u dokumentu Prijem robe i usluga(što znači da se sa drugom stranom mora sastaviti sporazum o obrascu Sa dobavljačem). Ovo se mora uzeti u obzir kada se dokumenti kreiraju na osnovu naloga za plaćanje Zaduživanje sa tekućeg računa. Ako je iz ugovora s Agencijom jasno koji dio se odnosi na cijenu usluge, a koji dio na cijenu karte, tada se za operaciju prijenosa novca moraju kreirati dva dokumenta Zaduživanje sa tekućeg računa: jedan sa vrstom operacije Plaćanje dobavljaču, druga sa pogledom Ostala poravnanja sa drugim ugovornim stranama.
Pretpostavimo da je nemoguće odrediti navedene udjele iz ugovora (ova opcija će biti razmotrena u ovom članku). Zatim ceo iznos avansa pripisujemo ugovoru obrasca Sa dobavljačem(Sl. 1).
Rice. 1. Zaduživanje novca sa tekućeg računa
U računovodstvu dokument će knjižiti:
Debit 60,02 Kredit 51 - 14.160 rub. - za iznos akontacije Agenciji.
Prijem transportne isprave na knjigovodstvo se ogleda upisom na teret podračuna 50.03 u korespondenciji sa odobrenjem računa 76.09. Dokumentirajte transakciju Prijem gotovinskih dokumenata sa vrstom operacije Račun od dobavljača(u ovom slučaju se kreira i odabire ugovor obrasca Ostalo). Vrednovanje karata na blagajni mora odgovarati ceni prevoza, jer je to iznos koji se može dobiti od prevoznika u slučaju raskida ugovora sklopljenog kartom.
Organizacija je platila ne samo troškove prevoza, već i troškove usluga za kupovinu karata. Agencija je završila pružanje svoje usluge isporukom karata sa traženim karakteristikama kupcu i upravo u ovom trenutku dokument se sastavlja u konfiguraciji Kupovina roba i usluga za cenu usluge. Pošto je usluga primljena, PDV uključen u njenu cijenu može se odbiti. Da biste to učinili, potrebno je unijeti podatke o Agencijskom računu (na kartici ili preko hiperlinka Račun).
Knjiženje koje će dokument izvršiti u računovodstvu prikazano je na Sl. 2.
Rice. 2. Knjigovodstveni zapisi za dokument nabavke usluge
Nakon obavljenog poslovanja u računovodstvu ostaju dva duga - potraživanja po računu 60.02 (pretplata) i potraživanja po računu 76.09 za iznos primljenih avio karata.
Ova dugovanja se odnose na različite vrste ugovora. Ovi dugovi se moraju prebiti pomoću dokumenta Usklađivanje duga.
Prije slanja zaposlenika na službeni put, daje mu se avans iz blagajne organizacije - u ovom slučaju u obliku karte za prijevoz. Ova operacija se registruje dokumentom Izdavanje novčanih dokumenata(Sl. 3).
Rice. 3. Izdavanje monetarnih dokumenata za izvještavanje
Po povratku sa službenog puta, zaposlenik je dužan da u roku od tri radna dana podnese izvještaj o utrošenim iznosima računovodstvu preduzeća i izvrši konačan obračun (član 11. Procedure za obavljanje gotovinskih transakcija na ruskom jeziku). Federacije, odobren Odlukom Upravnog odbora Centralne banke Rusije od 22. septembra 1993. br. 40).
Računovođa, na osnovu dokumenata koje je predao zaposleni, sastavlja predujam, na tač Napredak koji označava obračunske iznose, a na kartici Ostalo- plaćanje usluga kupljenih od strane zaposlenog, koje uključuju putne troškove do odredišta i nazad.
Označavanje iznosa za koje je zaposlenik odgovoran na kartici Napredak dokument Izvještaj unaprijed potrebno je da izaberete registrara koji je izdao obračunate iznose. Između ostalog, to može biti i dokument Izdavanje novčanih dokumenata. Informacije o avio kartama se unose u karticu Ostalo.
Kompanija koja je izvršila prevoz može kupcu naplatiti PDV koji je uračunat u cenu usluge. Iznos PDV-a koji je platio porezni obveznik na putne troškove do mjesta službenog putovanja i nazad, prihvaćen prilikom obračuna poreza na dobit preduzeća, podliježe odbitku (član 7. člana 171. Poreskog zakona Ruske Federacije). Pravo na odbitak nastaje nakon što rukovodilac organizacije odobri prethodni izvještaj zaposlenog.
Ako je prevoznik ispostavio fakturu, organizacija može odbiti PDV na osnovu predočene fakture. Da biste to učinili, morate označiti polje SF predstavljen izvještaj o troškovima, unesite datum i broj računa, a zatim „knjižite“ ili „zabilježite“ račun rashoda. Račun će biti kreiran automatski. Ubuduće će podaci o prikazanom iznosu PDV-a biti uključeni u dokument. Generiranje unosa u knjizi nabavki.
Ukoliko nema fakture, onda se može odbiti i PDV, izdvojen kao poseban iznos u obrascu karte, jer prema stavu 10. Pravilnika za vođenje evidencije primljenih i izdatih računa, knjiga nabavki i knjiga prodaje prilikom obračuna dodane vrijednosti porez , odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. decembra 2000. br. 914, pri kupovini usluga prevoza zaposlenih do mjesta službenog putovanja i nazad, obrasci stroge prijave popunjeni na propisan način (ili njihove kopije) se upisuju u knjigu nabavki sa iznosom PDV-a koji se izdvaja u posebnom redu, izdaje se zaposlenom i uključuje u njegov izvještaj sa službenog putovanja.
Budući da je u opštem slučaju postojanje fakture jedan od obaveznih uslova koji se moraju ispuniti prilikom prihvatanja PDV-a na odbitak, program neće dozvoliti odbitak ako u njega nisu uneti podaci o računu. Međutim, takav poseban dokument kao što je obrazac striktnog izvještavanja (SRF) za potrebe PDV-a nije predviđen u konfiguraciji, stoga u dokumentu Račun primljeni treba shvatiti i kao samu fakturu i BSO.
Dakle, ako se PDV odbija na osnovu prevozne karte (u nedostatku računa), on se mora upisati u kolonu SF predstavljen potvrdni okvir koji označava da je predstavljen obrazac striktnog izvještavanja, navedite datum BSO i u koloni SF broj Možete navesti ne samo broj obrasca, već i njegov naziv (slika 4).
Rice. 4. Izvještaj o putnim troškovima. PDV na ulaznice se odbija
Nakon završetka ovih operacija, program označava strogi formular za prijavu u štampanom obliku knjige nabavki, a zahtjev Uredbe br. 914 će biti ispunjen.
Obračun kupona za benzin
Moguće su različite opcije za punjenje vozila gorivom i mazivima. U nekim kompanijama gorivo za dopunu automobila kupuju vozači, kojima se za tu svrhu daju sredstva na račun. Druge organizacije, nakon što su izvršile transfer dobavljaču, od njega "kupuju" posebne kupone za naftne derivate. Nakon toga, vozači koriste ove kupone kako bi nabavili gorivo i maziva od dobavljača i njima napunili svoja vozila.
Primjer 2
Za kupovinu 100 kupona za benzin, organizacija je prenijela 23.600 rubalja, uključujući PDV - 3.600 rubalja. Kuponi su kapitalizirani na blagajni. Za dopunu vozila u januaru vozačima je podeljeno 60 kupona, od kojih svaki može da obezbedi 10 litara benzina. Prema izvještaju benzinske pumpe dostavljenom krajem mjeseca, u januaru je točeno 500 litara goriva uz 50 kupona.
Sa dobavljačem benzina mora se sastaviti ugovor sljedećeg obrasca: Sa dobavljačem, budući da u dokumentu Zaduživanje sa tekućeg računa(vrsta operacije Plaćanje dobavljaču) biće odabran kao ugovor prema kojem se sredstva prenose. Dug dobavljača, koji je nastao na računu 60.02 (u korespondenciji sa računom 51), mora biti uključen u evidenciju organizacije do prijema goriva i maziva.
Knjiženje kupona za benzin (gotovinski dokumenti) na blagajnu vrši se pomoću dokumenta Prijem gotovinskih dokumenata sa vrstom operacije Račun od dobavljača. U tom slučaju mora se odabrati ugovor u formi Ostalo i može se naznačiti račun za poravnanje - 76.09.
Treba napomenuti da se ugovori dobavljača mogu kombinovati u grupu, što će se shvatiti kao stvarni ugovor potpisan sa dobavljačem.
Na obeleživaču Dokumenti o novcu dokument Prijem gotovinskih dokumenata odabiru se kuponi primljeni na blagajni organizacije (slika 5). Prilikom knjiženja dokumenta pojavljuje se obaveza na benzinskoj pumpi na račun 76.09.
Rice. 5. Knjiženje kupona za benzin na kasu
Izdavanje kupona vozačima sa blagajne organizacije evidentira se dokumentom Izdavanje novčanih dokumenata. U tom slučaju se bira tip operacije B izdavanje odgovornom licu.
Zaposleni u organizaciji kojima su izdati kuponi na kraju mjeseca izvještavaju o utrošku. U tu svrhu se u programu, na kartici, sastavlja prethodni izvještaj Napredak u kojoj se obračunski iznos bira prema dokumentu kojim je registrovano izdavanje kupona (Sl. 6).
Rice. 6. Odabir dokumenta kojim je formalizovano izdavanje novčanih dokumenata
Budući da se sa dobavljačem benzina sastavlja zajednički dokument kojim se potvrđuje kupovina i prodaja goriva i maziva za cijeli mjesec i za njega se izdaje jedinstveni račun, onda je za svaki avansni izvještaj bolje registrovati, a ne primitak benzin, ali otplata duga. Da biste to učinili, popunite bookmark Plaćanje odabirom druge ugovorne strane i tipa ugovora Sa dobavljačem. Prilikom izrade avansnog izvještaja, dug na računu 60.02 će se povećati.
Benzin se vodi kao dokument Prijem robe i usluga. Takođe se koristi za unos podataka o fakturi koju je isporučilac dostavio organizaciji.
Računovođa u budućnosti izračunava koliko su benzina potrošili vozači prema normama i iznad normi. Benzin utrošen u granicama otpisuje se kao rashod prihvaćen za potrebe poreza, a benzin potrošen iznad norme otpisuje se kao rashod koji nije prihvaćen prilikom obračuna poreza na dobit. U oba slučaja, otpis goriva i maziva kao rashoda evidentira se u dokumentu Zahtjev-faktura.
Nakon završenog poslovanja, računovodstvena evidencija organizacije će i dalje uključivati dugove u vezi sa nabavkom goriva i maziva po ugovorima dvije različite vrste: dugovanje na računu 60.02 i kredit na računu 76.09.
Pošto su platne transakcije za benzin završene, dugovi se mogu otplatiti prebijanjem putem dokumenta Usklađivanje duga.
Monetarni dokumenti uključuju:
– plaćeni kuponi i plastične kartice za benzin i ulja;
– primljena obavještenja o poštanskim transferima;
- markice;
– markice državne carine;
– druge novčane isprave.
Sva novčana dokumenta moraju se čuvati u blagajni ustanove.
Ulazni i izlazni gotovinski nalozi, koji odražavaju kretanje gotovinskih dokumenata, evidentiraju se u registru ulaznih i izlaznih gotovinskih dokumenata (obrazac 0310003), ali odvojeno od gotovinskog prometa.
Knjigovodstvo transakcija sa novčanim dokumentima vodi se u dnevniku ostalih transakcija. Račun 00 201 05 000 „Gotovinski dokumenti“ je namenjen za prikazivanje transakcija sa novčanim dokumentima.
Računi za evidentiranje novčanih dokumenata ne korespondiraju sa računom 00 201 04 000 „Blagajna“, već se čuvaju u kasi i blagajnik snosi punu finansijsku odgovornost za njih.
U cilju praćenja ispravnosti novčanih dokumenata na blagajni ustanove, komisija imenovana po nalogu rukovodioca mora izvršiti popis najmanje jednom mjesečno. Njegovi rezultati su dokumentovani u inventarnoj listi (listu podudaranja) obrazaca strogih izvještaja i novčanih dokumenata (obrazac 0504086).
Prijem novčanih dokumenata na blagajni evidentira se sljedećim unosom:
Debit 0 201 05 510 “Primanja gotovinskih dokumenata” – Kredit 0 302 00 000 “Poravnanja sa dobavljačima i izvođačima”.
Izdavanje novčanih dokumenata iz blagajne odražava se unosom:
Debit 0 208 00 000 “Poravnanja sa odgovornim licima” – Kredit 0 201 05 610 “Raspolaganje novčanim dokumentima”.
6.3. Odgovorna lica u budžetskim institucijama.
Računovodstvo obračunskih iznosa vodi se na posebnim računima u zavisnosti od svrhe za koju se avans izdaje, što vam omogućava kontrolu ciljanog trošenja sredstava. Za primanje sredstava na račun, zaposleni podnosi prijavu u kojoj je naznačena svrha avansa i period na koji se sredstva izdaju.
Izdavanje sredstava za izvještavanje vrši se iz blagajne budžetske ustanove po nalogu za odliv gotovine obrascu 0310002. U ovom slučaju, sredstva za izvještavanje se mogu izdati samo zaposlenom u ustanovi na osnovu naloga od rukovodilac ustanove. Zabranjeno je prenošenje primljenih obračunskih iznosa sa jednog zaposlenog na drugog. Ako zaposleni ima docnje za ranije ispostavljene obračunske iznose, izdavanje novog avansa nije dozvoljeno.
Zaposleni u ustanovi koji je primio sredstva na račun dužan je da najkasnije tri radna dana po isteku roka za koji je izdat avans, dostavi ustanovi izveštaj o utrošenim iznosima i izvrši konačan obračun na njih (pismo Centralne banke Ruske Federacije od 4. oktobra 1993. br. 18 „O odobravanju Procedure za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji“). Ako odgovorno lice nije dostavilo avansni izvještaj u utvrđenom roku ili nije vratilo stanje avansa u blagajnu, budžetska institucija ima pravo da zadrži iznos duga od plate odgovornog lica koje je primilo avans, na osnovu čl. 137. Zakona o radu Ruske Federacije (u daljem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije). Prilikom zadržavanja iznosa nevraćenog predujma od plate zaposlenog treba voditi računa o ograničenju visine odbitka od zarade utvrđeno čl. 138 Zakona o radu Ruske Federacije: ukupan iznos svih odbitaka za svaku isplatu plaće ne može biti veći od 20%, au slučajevima predviđenim saveznim zakonima - 50% plaće zaposlenom.
Da bi se prikazale transakcije za obračunavanje obračunskih iznosa, obezbeđen je račun 020800000 „Poravnanja sa odgovornim licima“.
Sredstva se izdaju na račun za isplatu zarada preko distributera, isplatu u gotovini po zaključenim ugovorima, isplatu naknada, kupovinu hartija od vrijednosti i sl. Sljedeći podračuni su namijenjeni za evidentiranje ovih transakcija:
00 208 01 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za plate”;
00 208 02 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za ostala plaćanja”;
00 208 03 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za obračune zarada”;
00 208 04 000 “Računi sa odgovornim licima za plaćanje komunikacionih usluga”;
00 208 05 000 “Računi sa odgovornim licima za plaćanje usluga prevoza”;
00 208 06 000 “Računi sa odgovornim licima za plaćanje komunalnih usluga”;
00 208 07 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za plaćanje zakupnine za korišćenje imovine”;
00 208 08 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za plaćanje usluga održavanja imovine”;
00 208 09 000 “Računi sa odgovornim licima za plaćanje drugih usluga”;
00 208 10 000 „Poravnanja sa odgovornim licima za besplatne i bespovratne transfere državnim i opštinskim organizacijama“;
00 208 11 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za besplatne i bespovratne transfere organizacijama, osim državnih i opštinskih organizacija”;
00 208 12 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za transfere u druge budžete budžetskog sistema Ruske Federacije”;
00 208 13 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za transfere nadnacionalnim organizacijama i stranim vladama”;
00 208 14 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za transfere međunarodnim organizacijama”;
00 208 15 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za isplatu penzija, beneficija i isplata za penzijsko, socijalno i zdravstveno osiguranje stanovništva”;
00 208 16 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za isplatu naknada za socijalnu pomoć stanovništvu”;
00 208 17 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za isplatu penzija, naknada koje isplaćuju organizacije u sektoru javne uprave”;
00 208 18 000 “Računi sa odgovornim licima za plaćanje ostalih troškova”;
00 208 19 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za nabavku osnovnih sredstava”;
00 208 20 000 „Poravnanja sa odgovornim licima za sticanje nematerijalne imovine“;
00 208 21 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za nabavku neproizvedenih sredstava”;
00 208 22 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za nabavku materijala”;
00 208 23 000 “Poravnanja sa odgovornim licima za sticanje hartija od vrijednosti, osim akcija”;
00 208 24 000 „Poravnanja sa odgovornim licima za sticanje akcija i druge oblike učešća u kapitalu“.
Pogledajmo primjer. Inspektor rada je dostavio avans o putnim troškovima u iznosu od 620 rubalja. Istovremeno, u računovodstvu su izvršena sljedeća knjiženja:
Uz avansni izvještaj o utrošenim iznosima za poslovne potrebe prilažu se i izvršeni dokumenti koji potvrđuju stvarnu kupovinu robe ili plaćanje usluga. Takvi dokumenti uključuju: gotovinske račune (obrasci strogog izvještavanja) koji potvrđuju prijem gotovine od odgovornog lica; fakture; prijemni dokumenti (fakture) koji potvrđuju prijem materijalnih sredstava od odgovornog lica u skladište ustanove.
Troškovi službenog putovanja plaćaju se prema sljedećim podstavkama ekonomske klasifikacije troškova:
212 “Ostale isplate” – troškovi za isplatu dnevnica;
222 “Transportne usluge” – troškovi putovanja do mjesta službenog puta i nazad;
226 “Ostale usluge” – troškovi zakupa stambenog prostora;
290 „Ostali troškovi“ – troškovi protokolarne prirode u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije tokom službenih putovanja na teritoriju stranih država.
Obrazac br. AO-1 „Unapred izveštaj” sadrži detalje koji omogućavaju odraz obračunskih iznosa iu rubljama iu stranoj valuti. Avansni izvještaj popunjavaju i odgovorno lice i računovođa ustanove u jednom primjerku na papiru ili računaru. Na poleđini obrasca br. AO-1, odgovorno lice navodi spisak dokumenata koji potvrđuju izvršene troškove (putni list, račune, transportne isprave, račune blagajne, račune o prodaji i drugu prateću dokumentaciju) i iznos stvarnih troškova za njih. Ako se troškovi vrše u stranoj valuti, pored iznosa u rubljama, naznačuje se i iznos u stranoj valuti. Ovjereni izvještaj odobrava rukovodilac ustanove (ovlašćeno lice), njegov položaj, datum i potpis sa prepisom stavljaju se na prednju stranu. Nakon toga, avansni izvještaj se prihvata u računovodstvo. Ostatak neiskorištenog avansa odgovorno lice predaje u blagajnu organizacije uz pomoć blagajničkog naloga; Odgovornom licu se otpisuju obračunski iznosi novca na osnovu podataka odobrenog avansnog izvještaja.
Prema prethodnom izvještaju od 30. marta 2012. godine br. 50 ( vidi prilog) službenik budžetske institucije upućen je na službeni put u trajanju od 5 dana. Po povratku sa službenog puta, zaposlenik je dostavio avans uz koji su priloženi: račun za hotelski smještaj za 4 dana u iznosu od 120 rubalja, dnevnica za 5 dana 100,00 rubalja. u iznosu od 500,00 rub.
U budžetskom računovodstvu, transakcije će se odražavati na sljedeći način:
Sljedeće izdavanje gotovine odgovornom licu može se izvršiti samo ako odgovorno lice sačini potpun izvještaj o prethodno izdatom avansu.
Ako je odgovornom licu preostao iznos neiskorišćenih sredstava, ponovno izdavanje drugog obračunskog iznosa nije dozvoljeno. Na ovu odredbu je potrebno obratiti ozbiljnu pažnju, jer praksa pokazuje da često institucije izdaju obračunate iznose bez potpunog izvještaja odgovornog lica o prethodno izdatom avansu.
Postupak i visina naknade troškova vezanih za službena putovanja utvrđuju se kolektivnim ugovorom (lokalni propisi).
Svi putni troškovi, osim dnevnica, priznaju se u visini stvarnih troškova, uz njihovu potvrdu primarnim dokumentima. Dakle, putovanje zaposlenog do mjesta službenog putovanja i nazad do mjesta stalnog rada smatra se troškom koji se obračunava. Budući da su zapravo takvi troškovi nastali samo za kupovinu dvije karte (za putovanje do mjesta službenog putovanja i nazad do mjesta stalnog rada), onda je potrebno uzeti u obzir samo troškove kupovine ove dvije putne karte .
Dnevnice se isplaćuju za sve vrijeme dok je zaposlenik na službenom putu, izuzev vremena kada je zaposleniku odobren godišnji odmor, budući da se godišnji odmor klasifikuje kao vrijeme odmora (član 107. Zakona o radu Ruske Federacije).
Po pravilu, službeno putovanje prestaje kada se zaposlenik vrati na svoje radno mjesto. Ako zaposleni želi da dobije odsustvo dok je na službenom putu, a poslodavac nema prigovora, to nije u suprotnosti sa važećim zakonodavstvom. Zakon o radu Ruske Federacije ne predviđa obavezan povratak zaposlenog na radno mjesto odmah nakon završetka službenog putovanja, pod uslovom da su strane donijele drugačiju odluku (na primjer, da se zaposleniku omogući odsustvo). ).
Dakle, ako je zaposleniku odobren godišnji odmor dok je na službenom putu, onda službeno putovanje mora završiti do dana početka godišnjeg odmora. Dakle, takozvani drugi dio službenog putovanja, koji pada nakon završetka godišnjeg odmora, predstavlja novo službeno putovanje koje zahtijeva posebnu registraciju.
Sve poslovne transakcije organizacije moraju biti dokumentovane pratećim dokumentima. Primarne knjigovodstvene isprave se prihvataju u računovodstvo ako su sastavljene u skladu sa obrascem sadržanim u albumima objedinjenih obrazaca primarne dokumentacije.
Jedinstveni obrasci dokumenata koji se koriste pri registraciji službenih putovanja odobreni su Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1. Pored obrasca br. jedinstveni obrasci primarne računovodstvene dokumentacije koji se mogu koristiti za dokumentovanje službenog putovanja:
– br. T-9 „Naredba (uputstvo) o upućivanju službenika na službeni put“;
– br. T-9a “Naredba (uputstvo) o upućivanju radnika na službeni put”;
– broj T-10a „Službeni zadatak za upućivanje na službeni put i izvještaj o izvršenju“;
– br. AO-1 “Unapredni izvještaj”.
Kada je riječ o više zasebnih službenih putovanja, potrebno je pripremiti ove dokumente za svako poslovno putovanje (službeno putovanje prije godišnjeg odmora i službeno putovanje nakon godišnjeg odmora).
Putna potvrda je dokument kojim se potvrđuje vrijeme dolaska na službeno putovanje i vrijeme provedeno na njemu na svakom odredištu, zabilješke (pri dolasku i odlasku) i ovjerene potpisom odgovornog službenika, dakle, u pismu; od 23. maja 2007. br. 03-03-06/ 2/89 Ministarstvo finansija Rusije je promenilo stav. Ali preporuke ruskog Ministarstva finansija navedene u ovom pismu ne odnose se na registraciju službenih putovanja u inozemstvo, stoga putna potvrda nije potrebna. U ovom slučaju, činjenica da je zaposlenik na službenom putu biće potvrđena oznakama u međunarodnom pasošu, čija se kopija mora priložiti uz izvještaj o troškovima.
Pored naloga za službeno putovanje izdaje se i uslužni zadatak (obrazac br. 10-a) u kojem se detaljno opisuje svrha službenog puta. Raspoređivanje posla je neophodno kada zaposleni ne može dokumentovati efektivnost svog rada na službenom putu. Obrazac br. 10-a sadrži rubriku „Kratak izvještaj o obavljenom zadatku“ u kojoj možete opisati obavljeni posao koji nije evidentiran na papiru (traženje klijenata, prisustvovanje prezentacijama, vođenje pregovora). Pravilno obavljen zadatak pomoći će pokazati praktične prednosti putovanja i razumnost nastalih troškova.