Kompetentna kontrola, planiranje i upravljanje. Potraživanja
Na ovoj stranici je predstavljena struktura propisa za definisanje poslova koje obavljaju različiti službenici kompanije, u okviru jedinstvenog procesa kontrole i naplate potraživanja.
Navedeni dokument je element sistema upravljanja potraživanjima preduzeća.
Propisi za kontrolu potraživanja (u daljem tekstu: potraživanja) i naplatu dospjelih potraživanja (u daljem tekstu PD)
1. Svrha Pravilnika.
Ova Uredba je namijenjena za:
- Sistemska prevencija nastanka dospjelih potraživanja (u daljem tekstu ORD), sprječavanje nastanka nenaplativih i hroničnih potraživanja.
- Smanjenje prosječnog vremena kašnjenja i smanjenje prosječnog obima narudžbi za isporuku.
- Održavanje veličine maksimalno dozvoljene granice u okviru planiranih i normativnih vrijednosti.
2. Područje primjene ovog pravilnika.
2.1 Ova Pravila odnose se na sve klijente koji rade sa odloženim plaćanjem i na sve slučajeve nastanka DZ i PD, bez obzira na kategorije klijenata, osim za slučajeve za koje postoji pismeni nalog uprave da se u potpunosti ili djelimično izuzmu iz djelokruga primjena ovih Pravilnika.
2.2 Pravilnik stupa na snagu od momenta kada klijent ima obavezu prema organizaciji (odnosno od trenutka kada primi prvu pošiljku robe na odgodu).
3. Klasifikacija klijenata (statusa) i njihove karakteristike.
Na osnovu discipline poravnanja i plaćanja, prilikom otplate duga, svim klijentima organizacije se dodeljuju 4 glavne kategorije ili statusa:
3.1 Pouzdani platiše- klijentima koji, uz odloženo plaćanje na godinu dana, nikada nisu kasnili sa otplatom duga, ili su imali najviše 2 kašnjenja u trajanju do 1 sedmice, uz prethodno upozorenje o kašnjenju i dogovor o uslovima restrukturiranja duga.
3.2 Klijenti sa nesigurnom pouzdanošću- klijenti za koje ne postoji statistika interakcije na PD tokom prethodnog jednogodišnjeg perioda, ili klijenti za koje je statistika plaćanja nestabilna. Odnosno, u do 50% slučajeva dolazi do kašnjenja na periode (od 1 do 2 sedmice), sa ili bez upozorenja, dok uvijek postoji saglasnost za restrukturiranje duga.
3.3 Klijenti u opasnosti od delinkvencije- klijentima koji su u periodu od godinu dana dozvolili:
- jednokratna kašnjenja za periode duže od 1 mjeseca;
- više od 1 (jednog) kašnjenja mjesečno za periode duže od 2 sedmice, uglavnom bez upozorenja;
- kašnjenje do 1 mjesec u više od 50% slučajeva;
- izbjegavanje kontakata i protivljenje uslovima restrukturiranja duga koje je predložio.
3.4 Klijenti koji ne plaćaju- klijenti:
- oni koji su imali istoriju interakcije u protekloj godini u periodu od više od 1 (jedne) kašnjenja plaćanja duga u periodu dužem od 2 sedmice, bez upozorenja, protestovali su protiv predloženih uslova za restrukturiranje duga i dozvolili izbjegavanje kontakata;
- sa kojima je već vođen sudski postupak;
- na čiju su adresu već poslana pisma tužbe.
4. Dodjeljivanje početnih kategorija (statusa) klijentima.
4.1 Početne kategorije (statusi) se dodeljuju klijentima na početku kalendarske godine, na osnovu istorije interakcije sa njima i statistike o blagovremeno/neblagovremeno otplaćenim dugovanjima prema kompaniji, uzimajući u obzir kriterijume date u tački 3.
4.2 Dodelu kategorija kupaca zajednički vrše šef Odeljenja prodaje (ROD) i šef Službe finansijske kontrole (RSFC), a zatim odobrava komercijalni direktor (CD) preduzeća.
4.3 U zavisnosti od statusa (kategorije) dodeljenog klijentu, za njega se automatski uspostavljaju sledeći uslovi isporuke/plaćanja za robu koju obezbeđuje organizacija:
№ | Status klijenta | Početni uslovi saradnje |
1. | Pouzdani platiše | |
2. | Sa nesigurnom pouzdanošću | Ograničenje isporuke:__;popust:__;odloženo trajanje plaćanja:__. |
3. | Prijeti klijentima zbog kašnjenja u plaćanju (neplaćanja) | Ograničenje isporuke:__;popust:__;odloženo trajanje plaćanja:__. |
4. | Klijenti koji ne plaćaju | Ograničenje isporuke:__;popust:__;odloženo trajanje plaćanja:__. |
4.4 Tokom vremena, u zavisnosti od statistike plaćanja i kašnjenja, kategorija klijenta može se promeniti, naviše ili naniže, a uz to će se menjati i uslovi isporuke koji su utvrđeni za ovog klijenta.
4.5 Praćenje statistike plaćanja i promjena u kreditnoj istoriji klijenata zajednički sprovode rukovodilac odjela prodaje (ROD) i šef službe finansijske kontrole (RSFC).
4.6 Pregled (potvrda ili promena) statusa (kategorija) klijenata vrši se na osnovu rezultata 3 meseca interakcije, takođe od strane šefa Odeljenja prodaje (ROD) i šefa Službe finansijske kontrole (RSFC).
5. Proaktivne akcije.
5.1 Glavni radni dokumenti za praćenje dinamike udaljenih potraživanja/potraživanja su: 1C izvještaj o potraživanjima od ugovornih strana, plan i istorija plaćanja.
5.2 U odnosu na nove klijente (klijente za koje ne postoje statistički podaci jer posao sa njima ranije nije obavljen), da bi imali adekvatno razumijevanje njihove solventnosti, prodajni predstavnici (TR) moraju, u najmanju ruku, prikupiti informacije o ličnim podacima vlasnika, menadžera i donosioca odluka, o čemu se stavlja bilješka na kartici klijenta.
5.3 Takođe, od TP se obavezno traži da unese u karticu status prodajnog mjesta, dostupnost robe, lokaciju, zastupljenost brenda, nivo cijene i zalihe (da bi se odredio sigurni limit isporuke).
5.4 Za odabir uslova i zaključivanje Ugovora, Predstavnik prodaje mora imati sljedeći paket dokumenata:
- Ovjerena kopija Potvrde o državnoj registraciji pravnog lica.
- Ovjerena kopija potvrde o pravnoj registraciji. lica u poreskom organu.
- Ovjerena kopija Potvrde o upisu u Jedinstveni državni registar pravnih lica.
- Izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica najkasnije u roku od 30 dana.
- Ovjerena kopija povelje (podaci o veličini osnovnog kapitala, lokaciji preduzeća ili privatnog preduzeća, nadležnosti i uslovima imenovanja direktora).
- Ovjerena kopija protokola ili rješenja o imenovanju rukovodioca preduzeća.
- Pismo kojim se traži sporazum o odlaganju.
- Detalji o preduzeću i lični kontakt podaci o najvišim zvaničnicima preduzeća (direktor, glavni računovođa, merchandiser, specijalista za nabavku), sa naznakom radnih, kućnih i ličnih mobilnih telefona.
U nedostatku barem jedne od gore navedenih tačaka, odluku o zaključivanju Ugovora donosi lično generalni direktor.
5.5 Za klijente koji su ranije kasnili u otplati kredita, zaposleni u Sektoru prodaje (SD) primjenjuju unaprijed upozorenje o dospijeću plaćanja, međutim, ovisno o kategoriji koja je klijentu dodijeljena (vidi P 4 ovog pravilnika) , intenzitet podsjetnika bi trebao biti drugačiji.
Kategorija (status klijenta) | Intenzitet podsjetnika |
Pouzdani klijenti | Podsjetnik se može u potpunosti isključiti, ili je dovoljan jednokratni podsjetnik 1-2 dana prije dospijeća plaćanja. |
Neodređeni klijenti | 2 opomene 4 i 2 dana prije dospijeća uplate. |
Ugroženi klijenti | Najmanje 3 opomene 7, 4, 1 dan prije dospijeća uplate. |
Za neplatiša | Odgoda plaćanja nije dostupna |
5.6. Pozive upozorenja TP upućuje planirano, svakog petka, u odnosu na klijente koji imaju rok plaćanja u skladu sa Ugovorom naredne sedmice.
6. Praćenje dinamike daljinske i kritične detekcije
6.1 Izvodi prodajni predstavnik.
6.1.1 Komunikacija sa klijentom tokom posete koja prethodi datumu plaćanja: Tokom posete koja prethodi uplati, TP, nakon završetka glavnih ciljeva posete, podseća donosioca odluke (u daljem tekstu: donosilac odluke) na Klijenta o roku za predstojeću uplatu, sa naznakom datuma, broja, iznosa računa za plaćanje, načina plaćanja. Zatim se, na osnovu klauzule 5.1, provjerava sa podacima Klijenta.
6.1.2. TP analizira ponašanje Klijenta u odnosu na dug.
Opcije:
a. | Ponašanje Klijenta i stanje prodajnog mjesta ne izazivaju sumnju u blagovremeno plaćanje. | Određuje vrijeme i datum kontakta (na osnovu lista rute). Hvala Klijentu na njegovom konstruktivnom pristupu i pozdravljamo se. |
b. | Ponašanje Kupca i stanje prodajnog mjesta izazivaju sumnju u pravovremenu naplatu. |
Određuje vrijeme i datum kontakta (na osnovu lista rute). Hvala Klijentu na razumijevanju da je blagovremena uplata važan element radnog odnosa, oprašta se od Klijenta. Zabilježi u rutnom listu da je potrebno podsjetiti Klijenta na plaćanje unaprijed. Po potrebi traži pomoć od supervizora (u daljem tekstu SV) u postizanju cilja. |
c. | Ponašanje Kupca i stanje utičnice ukazuju na visok rizik od gubitka sredstava (u daljem tekstu DS). | O trenutnoj situaciji odmah obavještava neposrednog rukovodioca. Usklađuje dalje postupanje sa neposrednim rukovodiocem i slijedi njegova uputstva. |
6.1.3 Komunikacija na dan uplate:
- Nakon pozdrava i uspostavljanja pozitivnog kontakta sa donosiocem odluke, on kao jedan od ciljeva interakcije navodi plaćanje tekuće fakture (navodeći datum, broj, iznos).
- Varijante situacije:
a. |
Isporuku plaća klijent |
Evidentira prijem i prijenos sredstava. Zahvaljuje se Klijentu na blagovremenom izvršavanju obaveza (u slučaju bezgotovinskog plaćanja, navodi datum, broj, iznos naloga za plaćanje). Prelazi na sljedeću svrhu posjete. |
b. | Klijent traži dodatno odlaganje |
1. Određuje:
2. Analizira ponašanje Klijenta u odnosu na dug. |
a1 | Kreditna istorija je van svake sumnje (pouzdan platilac), ponašanje Klijenta, stanje u poslovnici ne izaziva sumnju u izvršenje ugovora |
Dogovara se o vremenu i datumu kontakta (ne više od pet dana od trenutnog, rok duži od 5 dana se dogovara sa neposrednim rukovodiocem), iznosu i broju računa. Izražava nadu da će sporazumi biti implementirani na vrijeme. Pravi odgovarajuću bilješku na listi puta i prelazi na sljedeću fazu posjete. |
b1 | Poslovnica ima novu ili kreditnu istoriju, ponašanje Kupca, stanje poslovnice izaziva sumnju u blagovremeno plaćanje (klijent sa nesigurnom pouzdanošću i klijent u opasnosti od kašnjenja). |
Određuje vrijeme i datum kontakta, iznos i broj računa (ne više od tri dana od trenutnog trenutka, rok duži od tri dana se dogovara sa neposrednim rukovodiocem). Ukoliko Klijent:
|
c1 | Ponašanje klijenta i stanje utičnice ukazuju na visok rizik od gubitka DS-a (bez obzira na status klijenta). | Odmah (na prodajnom mjestu) obavještava neposrednog rukovodioca o trenutnoj situaciji. Usklađuje dalje postupanje sa neposrednim rukovodiocem i nakon toga slijedi njegove upute. |
6.2 Izvodi nadzornik.
(Radna dokumentacija: 1C izvještaj o dugovanjima izvođača radova, sedmični plan rada, kontrolna lista, rute, itd.)
- Lično prati kašnjenje u plaćanju duže od 5 dana od dana plaćanja po ugovoru u slučaju kašnjenja većeg od 10 dana, dostavlja dopis NOP-u sa izvještajem o obavljenom poslu i zahtjevom za dalju naplatu od strane; neplatiša.
- Na kraju radne sedmice analizira se stanje sa dospjelim potraživanjima podređenih, planira (sa uključivanjem u operativni plan) mjere za otklanjanje kašnjenja u plaćanju u vidu:
- individualni ili grupni rad sa prodajnim predstavnikom u kancelariji. Uključujući slanje predstavnika prodaje u grupu za obuku na temu: “Pregovori sa klijentom dužnikom”;
- individualni rad sa prodajnim predstavnikom na teritoriji;
- telefonski poziv ili lična poseta klijentu dužniku;
- koordinisanu interakciju sa zaposlenim SFK.
6.3 Izvodi šef odjela prodaje
(Radna dokumentacija: 1C izvještaj o potraživanjima od ugovornih strana, sedmični planovi za supervizore, planovi rada za sedmicu, operativni plan za mjesec.)
1. Lično kontroliše i učestvuje u procesu naplate zakašnjenja u trajanju dužem od 10 dana od dana plaćanja po ugovoru.
2. Provjerava sedmično planiranje rada supervizora odjela prodaje (u daljnjem tekstu OP), da li postoje mjere u planu za smanjenje duga i rad sa klijentima dužnicima.
2.1. Prati u dnevnim izvještajima (checklist) radnje TP i SV u situacijama kašnjenja plaćanja, uključujući dostupnost ciljeva obuke.
3. Na osnovu rezultata praćenja rada odeljenja, NOP od 10. do 15. dana donosi odluku o:
- davanje SV dodatnog vremenskog perioda da prikupi maksimalnu naknadu;
- bezuslovni povrat sredstava. U tom slučaju se neposrednom rukovodiocu sastavlja dopis sa izvještajem o preduzetim mjerama za vraćanje PD.
4. Planira i odražava u operativnom planu mjere za smanjenje procenta kašnjenja u plaćanju u OP.
5. Utvrđuje, na osnovu analize rada za period, planirani procenat kašnjenja u plaćanju za mjesec i odobrava ga od strane direktora.
6.4 Direktor DOO
(Radna dokumentacija: 1C izvještaj o potraživanjima od ugovornih strana, ruta listova supervizora, mjesečni operativni plan za šefa odjela prodaje (NOP), lični operativni plan.)
1. Lično kontroliše proces vraćanja kašnjenja u plaćanju više od 15 radnih dana od dana uplate po ugovoru.
1.1 U roku od 10 kalendarskih dana od dana isteka roka iz tačke 1. odlučuje o:
- davanje NOP-u dodatnog vremenskog perioda za prikupljanje maksimalnog iznosa;
- uključivanje zadatka za određenu PP situaciju u plan službenika SFK;
- restrukturiranje duga (djelimično vraćanje robe, kompenzacija drugom robom, dodatno odlaganje uz plaćanje penala);
- promjena statusa pouzdanosti klijenta i naknadna promjena komercijalnih uvjeta u programu 1C;
- bezuslovno prikupljanje sredstava;
- prenošenje PD-a u neopozivu bazu podataka PD-a.
2. Prati prisustvo u operativnom planu NOP-a mera za smanjenje potraživanja (RA) i rad sa Klijentom kao dužnikom.
3. Odobrava prihvatljivi planirani procenat kašnjenja u plaćanju za naredni mjesec OP-a.
6.5 Pravna služba
- Na osnovu zahtjeva OP, SFK ili uputstva direktora DOO:
- sastavlja potraživanja od ugovornih strana i dužnika;
- organizira rad na prikupljanju maksimalne naknade u skladu s važećim zakonodavstvom Ruske Federacije i zahtjevima internih standarda kompanije;
- vodi evidenciju o radu sa PDZ u mrežnom dijagramu.
7. Troškovi kašnjenja i uslovi restrukturiranja duga
7.1 Odlukom uprave DOO, prije formalnog podnošenja tužbe sudu, dozvoljeno je kašnjenje od najviše 3 kalendarske sedmice (ili 15 bankarskih dana) od datuma kašnjenja. Drugim riječima, nakon 4 kalendarske sedmice ili 20 bankarskih dana, zaostala plaćanja mora biti vraćena, mora se usvojiti program restrukturiranja duga ili klijent mora biti prebačen u Južnu Osetiju i SFK kako bi se osigurala procedura potraživanja za naplatu PDZ-a. .
7.2. Ovaj vremenski period je resurs za rad predstavnika prodaje, supervizora i šefa odjela prodaje kako bi u interesu obje strane prije suđenja riješili pitanje i dogovorili restrukturiranje dospjelog duga.
7.3. Kašnjenje u otplati kredita je zapravo robno kreditiranje klijentu koji kasni, stoga, ukoliko klijent promijeni uslove otplate kredita, biće pravedno promijeniti i uslove plaćanja za dospjeli iznos.
7.4 Ukoliko klijent pristane na restrukturiranje dospjelog duga, sa klijentom se zaključuje dodatni ugovor uz važeći Ugovor prema kojem se primjenjuje sljedeća tabela:
Vrijeme kašnjenja (mjeseci-sedmice) |
1. mjesec | 2. mjesec | ||||||
1 tjedan | 2 sedmice | 3 sedmice | 4 nedelje | 1 tjedan | 2 sedmice | 3 sedmice | 4 nedelje | |
Kasna cijena (% od iznosa) |
1.5 | 3 | 4.5 | 6 | 2 | 4 | 6 | 8 |
7.5 Istovremeno, nadležnost prodajnog predstavnika koji upravlja ovim klijentom uključuje mogućnost isključivanja plaćanja za zakašnjela plaćanja tokom 1. sedmice kašnjenja (ako se potpuna otplata DZ-a dogodi u toku ove sedmice).
7.6 Mogućnost isključivanja plaćanja kašnjenja za drugu sedmicu (na usmeni zahtjev vodećeg klijenta prodajnog predstavnika i uz potpunu otplatu uplate za ovaj period) je u nadležnosti šefa odjela prodaje.
7.7 Ostale odluke o davanju beneficija i izuzetaka su u nadležnosti direktora DOO.
7.8. U slučaju djelimične otplate zaostalih obaveza od strane klijenta navedenih u tabeli (tačka 7.4. ovog pravilnika), stopa će biti naplaćena na nepodmireni iznos PDZ-a.
8. Mere izvršenja u slučaju kašnjenja u plaćanju
Ukoliko zakazana isplata nije primljena na zakazani dan, a nema upozorenja od dužnika, preduzimaju se sledeće radnje:
№ | Akcija | Svrha akcije | Izvršitelj |
1. | Kontaktirajte dužnika, obavijestite o neplaćanju i nastanku docnji po Ugovoru, saznajte razlog neplaćanja i stvarni rok otplate duga. | Obavijestiti klijenta o njegovom kršenju platne discipline. Razjasnite okolnosti kašnjenja i procijenite ponašanje klijenta. | Predstavnik prodaje |
2. | Na osnovu rokova za otplatu PDZ-a koje je naznačio klijent: obavestiti klijenta o predloženim uslovima restrukturiranja i zatražiti od njega garancijsko pismo sa naznakom roka otplate PDZ-a i obaveze nadoknade za zakašnjele otplate. Dogovorite se o datumu sastanka i razmjeni dokumenata. | Dogovaranje sa klijentom uslova za restrukturiranje kupoprodajnog ugovora, izmena prvobitno predviđenih uslova isporuke, pokretanje procesa restrukturiranja. | Predstavnik prodaje |
3. | Napravite izvještaj o usaglašavanju, izmjene/dopune ugovora o nabavci (sa uslovima restrukturiranja). Sastati se sa klijentom i formalizirati uslove restrukturiranja. | Primanje od klijenta pismenog zahteva za odloženo plaćanje, sa naznakom novog roka plaćanja i garancije nadoknade ne samo glavnog troška, već i plaćanja zakasnelog plaćanja. | Predstavnik prodaje, supervizor |
4. | Ukoliko klijent izbjegava kontakt, skriva se, odbija da da objašnjenja ili naznači razumne rokove za otplatu PDZ-a, kao i odbije da razgovara o uslovima restrukturiranja PDZ-a, dostavlja se na adresu klijenta (lično uz potpis ili putem vrijedno pismo sa obavještenjem):
Ako potpuna ili djelimična uplata nije primljena na dogovoreni dan, a klijent i dalje ne stupi u dijalog, reklamacija se obrađuje, a dan uručenja zahtjeva klijentu postaje početak roka od 30 dana. utvrđeno važećim zakonodavstvom za pretpretresno rješavanje ovog pitanja. |
Vršenje odmjerenog pritiska na klijenta kako bi ga se natjeralo da uđe u dijalog o restrukturiranju imovinske obaveze ili njenoj otplati. |
Predstavnik prodaje, nadzornik, NOP, SB, advokat |
5. | Ako klijent otplati dio TDS-a, ali i dalje ne ulazi u dijalog, ponovite korak 3 ili korake 3, 4, uzimajući u obzir preostali iznos TDS-a. | Vršenje višestrukog doziranog pritiska na klijenta kako bi ga se primoralo da uđe u dijalog o restrukturiranju obaveze ili njenoj otplati. | Predstavnik prodaje. |
6. |
Ako klijent uspostavi kontakt, učestvuje u dijalogu, prihvati uslove restrukturiranja, ali ih ne ispoštuje uz upozorenje i ponovo zatraži odgodu, takvo odlaganje mu se može odobriti:
|
Podsticanje savesnog pristupa klijenta uslovima ugovora, način dijaloga za rešavanje problema i spremnost da se prihvate uslovi restrukturiranja. |
šef odjela prodaje, Direktor DOO |
7. | Rješavanje situacije pretpretresno (sporazum o nagodbi) i na sudu. | Obavezna naplata saobraćajnih propisa i odgovarajućih kazni. |
advokat, SFK, Direktor DOO. |
Referentna lista
Ne postoje opšteprihvaćene metode za kontrolu potraživanja, mnoge poluge za upravljanje njima zavise od industrijskih specifičnosti preduzeća, njegovog obima, prometa, uslova na tržištu i drugih pokazatelja. Međutim, kada organizirate kontrolu, možete se fokusirati na nekoliko glavnih faktora. Glavni elementi sistema kontrole potraživanja uključuju:
- kontrola i računovodstvo ugovora sa kupcima,
- kontrola dokumentacije,
- utvrđivanje prirode potraživanja,
- sprovođenje pravovremene kontrole i
- preduzimanje potrebnih mjera.
Važno je uzeti u obzir da sistem kontrole potraživanja mora obuhvatiti sve faze prodaje robe, radova (pružanja usluga) - od trenutka sklapanja ugovora sa kupcem do same prodaje robe, radova (pružanje usluga). usluga) i potvrdu o uplati.
Kontrola potraživanja
Na primjer, naša kompanija je odlučila da kupi zalihe, a mi nismo imali vremena da prebacimo novac za njih.
- Ukoliko je kupac izvršio avansno plaćanje (uplatio akontaciju) za robu ili usluge koje želi da dobije od naše organizacije. Na primjer, sredstva su već prebačena na naš račun, ali još nismo pružili usluge.
- Dugovi po obračunatim poreskim davanjima i uplatama vanbudžetskim fondovima, nastali, po pravilu, na kraju izvještajnog perioda.
- Plate obračunate zaposlenima dok se ne isplate smatraju se dugovanjima.
- Prilikom plaćanja zaposlenima (odgovornim osobama), na primjer, može se pojaviti situacija: zaposleni mora kupiti nešto za organizaciju, daju mu se sredstva na račun, ali na kraju potroši iznos koji premašuje ono što mu je dato.
Kako kontrolisati potraživanja: metode i alati
Ako govorimo o uslugama, ovdje možemo navesti primjer unaprijed plaćene pretplate (godinu unaprijed) za hostovanje web stranice na internetu.
- Prilikom uplate u budžet radi se o plaćenim porezima i naknadama.
- Ako osnivači imaju dug po ulozima u osnovni kapital. Prilikom otvaranja, na primjer, LLC preduzeća, osnivači su, prema ruskom zakonu, dužni da ulože najmanje ¾ iznosa odobrenog kapitala prije državne registracije pravnog lica. Ovaj dio, ukoliko osnivači nisu odmah uložili cjelokupan iznos osnovnog kapitala, biće upravo njihova potraživanja.
- Ostali slučajevi pojave daljinske detekcije.
Kontrola potraživanja i obaveza
Sada postoji ogroman broj kompanija koje pružaju usluge zaštite organizacija od rizika da ostanu bez plaćanja potraživanja. Da biste se osigurali od gubitaka, potrebno je popuniti određene dokumente:
- Kompletan spisak ugovornih strana sa kojima pravno lice sarađuje.
- Upitnik-prijava o finansijskom stanju pravnog lica.
Na osnovu ovih podataka ugovarač osiguranja odlučuje o uslovima osiguranja. Mnoge kompanije koje su 2008. godine koristile usluge osiguravajućih kuća, nakon finansijske krize, uspjele su stabilizirati svoju poziciju samo zahvaljujući osiguranju potraživanja.
Ko zna šta će biti sutra? Stoga, ako kompanija ima priliku da se zaštiti od beskrupuloznih partnera, trebalo bi da je iskoristi.
Potraživanja i obaveze – ko je kome dužan?
Na osnovu uslova ugovora sa ugovornim stranama izrađuje se plan otplate dužnika. Prati se dinamika koeficijenta obrta duga ugovornih strana. Na osnovu dobijenih podataka izračunava se i trajanje obrta duga dužnika.
Ova analiza nam omogućava da procenimo efikasnost kreditne kontrole i utvrdimo stepen pouzdanosti ugovornih strana. Interni problemi Kontrolu potraživanja treba da vrši iskusni analitičar. Istovremeno, moguće je pronaći interne probleme koji bi mogli uzrokovati dugove.
Može se desiti da se zaposleni koji su zaduženi za prodaju ne pridržavaju utvrđenih standarda za odgođeno plaćanje. Postoje i slučajevi očigledne prevare zaposlenih u kompaniji. Tako, na primjer, da bi dobio bonus na kraju mjeseca, zaposlenik zadužen za prodaju nastoji uključiti više sredstava od prodaje u izvještaj.
Kontrola nad potraživanjima
Pažnja
Za neka preduzeća se preporučuje inventarizacija dugova ugovornih strana dva puta mesečno, što je posledica ljudskog faktora. Menadžeri prodaje treba da budu motivisani principom prikupljanja novca od kupaca. Potrebna je i finansijska kontrola potraživanja.
Ovo omogućava da se značajan iznos sredstava vrati u opticaj. Aktivnosti Sistem kontrole potraživanja zasniva se na određenim aktivnostima. Oni su uslovno podeljeni u dve grupe. U prvu kategoriju spadaju organizacione mjere, a u drugu procjenu različitih pokazatelja duga dužnika.
Za obavljanje organizacionih poslova imenuje se službenik koji je odgovoran za vršenje kontrole. Najčešće to može biti interni revizor ili revizor.
Šta je kontrola potraživanja?
Bitan
Svakodnevno tokom svojih finansijskih i poslovnih aktivnosti, organizacija komunicira sa različitim partnerima. Kao rezultat ovih odnosa nastaju dugovi: obaveze prema dobavljačima - obaveze koje se moraju otplatiti, i potraživanja - dugovi drugih ugovornih strana koji nastaju prema organizaciji. Neophodno je shvatiti da je efikasno upravljanje obavezama i potraživanjima važan element kvalitetnog i efektivnog upravljanja organizacijom.
Da biste izgradili razumne odnose sa klijentima, potrebno je pažljivo pratiti trenutnu poziciju dužničkih obaveza. Potrebno je stalno pratiti potraživanja prema registru dužnika i povjerilaca, datumu nastanka i veličini.
Kako organizovati kontrolu potraživanja
- Pojavljuje se neefikasnost u trošenju baze resursa preduzeća. Zbog činjenice da će biti potrebno uključiti napore svih ključnih službenika (direktora, računovođa, menadžera, advokata i drugih), novi projekti će se usporavati, a troškovi advokatskih troškova u parnicama sa dužnicima jednostavno će smanjiti prihod preduzeća.
- Poslovna reputacija preduzeća može nastradati pred novim kupcima koji će shvatiti da im prijeti kašnjenje u isporuci ili izradi narudžbi zbog smanjenja monetarne baze sredstava preduzeća od strane njegovih dužnika.
- Stepen konkurentnosti opada zbog činjenice da zbog potraživanja preduzeće pravi nepotrebne troškove. Kao što vidite, sve ide kao lanac - zbog nečijih dugova preduzeće počinje da gubi aktivnost, stabilnost, pouzdanost i produktivnost.
Stoga može tražiti od klijenta da fiktivno kupi proizvod. Odnosno, kupac ne prenosi sredstva, već kao da mu je otpremljena pošiljka robe. Ova sredstva idu u stanje kupca. Menadžer dobija svoj bonus, a klijent priliku da privuče dodatna sredstva u opticaj.
Osim toga, kupac također može platiti menadžeru prodaje određeni bonus za to. U ovom slučaju, kompanija ostaje gubitnik. Kreditni limit Kontrolom potraživanja može se vratiti značajan iznos sredstava u opticaj. Kako bi se spriječila moguća šteta za aktivnosti poduzeća, koristi se pristup koji uključuje postavljanje kreditnog limita.
Ovo je nivo potraživanja koji će biti siguran za kompaniju. Štaviše, kreditni limit se postavlja i za organizaciju u cjelini i za svaku drugu stranu posebno.
Ko treba da prati potraživanja u preduzeću?
Info
FD.ru Potraživanja su važna imovina i igraju značajnu ulogu u finansijskim i ekonomskim aktivnostima preduzeća. Njegovo visoko učešće u ukupnoj strukturi imovine privrednog subjekta smanjuje likvidnost i finansijsku stabilnost preduzeća i povećava rizik od finansijskih gubitaka. Na visinu potraživanja preduzeća utiču kako eksterni faktori (opšte stanje privrede i plaćanja u zemlji, efektivnost monetarnog sistema, nivo inflacije, kapacitet tržišta i njegova zasićenost), tako i unutrašnji: praćenje potraživanja, stepen profesionalnosti u upravljanju dugom potraživanja, kao i stanje njegovog računovodstva.
Organizovanje kontrole potraživanja podrazumeva sprovođenje seta mera koje imaju za cilj smanjenje rizika od nenaplate potraživanja.
- Računovodstvene radnje za količine i iznose duga.
- Utvrđivanje ograničenja odloženih plaćanja i njihovog trajanja za sve ugovorne strane bez izuzetka.
- Vaganje sastava duga - koliki je dug i kada je nastao.
- Provođenje uporedne analize između vremena otpuštanja duga i vremena dobijanja kredita.
- Izvođenje obračuna naplate pomoću posebnih koeficijenata koji bi pokazali koliki je udio uplata izvršen za tekući vremenski period prije otpreme proizvoda. Pri svemu tome veoma je važno voditi stalnu evidenciju kompanija, preduzeća, organizacija, pa čak i pojedinaca sa kojima preduzeće na ovaj ili onaj način vodi partnerske aktivnosti. Nije bitno koliko će saradnja između strana biti dugoročna ili kratkoročna.
- proučavanje datuma nastanka, vrste dugova (potrebno je provjeriti ugovor sa drugom stranom);
- analiza bilansa stanja i računovodstvenih računa koji odražavaju dugove po kreditima;
- utvrđivanje relativnog iznosa svakog duga u ukupnom iznosu;
- procjena roka otplate, mogućnosti korištenja pomoćnog finansiranja;
- utvrđivanje odstupanja duga analizom izvještaja, utvrđivanje razloga za odstupanja pojedinih dijelova;
- razvoj mjera za izmirenje dužničkih obaveza.
Važno je redovno analizirati ugovore zaključene sa drugim ugovornim stranama u cilju kontrole i blagovremenog ispunjavanja obaveza koje su u njima predviđene. Prihodi. U slučaju da preduzeće pruža usluge ili obavlja poslove po sistemu avansnog plaćanja od strane druge ugovorne strane, ono ima prihod. dugovanja.
Druga strana povećane prodaje je skoro uvijek povećanje potraživanja. U savremenoj postkriznoj situaciji povećanje proizvodnje i prodaje više nije ključni faktor u razvoju kompanije. Glavni pokazatelj stabilnosti je kompetentna kontrola, planiranje i upravljanje potraživanjima.
U fazi donošenja odluke o davanju kredita kupcu od primarnog značaja su:
- rok važenja ugovora na odloženo plaćanje (po pravilu se koriste standardni ugovori sa unapred određenim rokom pozajmice);
- nivo solventnosti i pouzdanosti klijenta, dok se posebna pažnja pri prikupljanju informacija poklanja ne samo otvorenim izvorima, već i nezvaničnim (npr. lične veze u regulatornim i agencijama za provođenje zakona);
- stvaranje sistema rezervi za slučaj loših dugova. Najpouzdaniji i najpošteniji klijent, na osnovu bilo kojeg standardnog ugovora, oslobođen je odgovornosti u slučaju više sile, a iako su okolnosti više sile rijetko pravi razlog za neplaćanje, ne treba ih odbacivati;
- stvaranje pouzdanog mehanizma za rad sa problematičnim platišama. Po pravilu, ova odgovornost se dodeljuje službi bezbednosti preduzeća. Pored toga, koriste se finansijski instrumenti, kao što je naplata kazne za svaki dan kašnjenja, uključujući dan plaćanja, revizija uslova ugovora u celini;
- pružanje popusta čija je veličina obrnuto proporcionalna roku kredita. Na taj način klijent postaje zainteresovan za otplatu duga što je brže moguće.
Prvo, nivo i dinamika duga u prethodnom periodu analiziraju se pomoću formule:
Kdz = Z/A,
gdje je Kdz koeficijent koji pokazuje nivo uključenosti obrtnog kapitala u račune potraživanja;
Z - iznos duga;
A je ukupan iznos obrtnog kapitala.
Važan pokazatelj kvaliteta potraživanja je stopa obrta uloženih obrtnih sredstava u dug, koja se izračunava po sledećoj formuli:
KO = OR/Z,
gdje je KO broj rotacija daljinskog upravljača u posmatranom periodu;
ILI - iznos prometa u posmatranom periodu;
Nakon toga, nivo lošeg duga se utvrđuje pomoću formule:
Kpr = Zpr/Z,
gdje je Kpr koeficijent koji izražava nivo dospjelog duga;
ZPR - dug neplaćen po ugovoru u posmatranom periodu;
Z - iznos duga u posmatranom periodu.
Tada se utvrđuje koeficijent efikasnosti ulaganja obrtnih sredstava u račune potraživanja:
Edz = Pdz - Zdz - Pdz,
gdje je Edz koeficijent efikasnosti ulaganja u potraživanja;
Pdz - dobit ostvarena po osnovu prodaje po ugovorenim uslovima;
Zdz - troškovi vezani za kreditiranje (provjera, rad sa dužnicima, itd.);
Pdz - iznos finansijskih gubitaka od nevraćanja dugova.
Sdz = Or + Ks x (Pdn + Ppr),
gdje je Sdz iznos sredstava uloženih na račune potraživanja;
Ili - planirani obim prodaje na kredit;
Kc - omjer cijene i cijene proizvoda;
Pdn je ponderisani prosjek broja dana za koje se roba šalje na kredit;
Pdr - period kašnjenja u plaćanju, dani.
Kada preduzeće ne može da uloži potrebna sredstva u račune potraživanja, potrebno je izvršiti usklađivanja planiranog prihoda i dobiti ostvarene prodajom na dug.
Jedna od novih metoda upravljanja dugom je refinansiranje potraživanja, čiji su glavni oblici faktoring, forfeting i obračun računa.
Od posebnog interesa za kompaniju je faktoring kao alat koji pokriva značajan iznos rizika dobavljača. Pored toga, period obrta kapitala se povećava za relativno mali procenat, kompanija optimizuje svoju finansijsku strukturu i ne snosi dodatne troškove za rad sa problematičnim kupcima.
Jedan od ključnih uslova za odobravanje kredita je određivanje trajanja ugovora. Zbog produženja roka trajanja ugovora raste obim prodaje i prihod, ali se povećava iznos sredstava koja treba uložiti u potraživanja, a povećava se i finansijski ciklus kompanije. Prilikom postavljanja limita ugovora o kreditu potrebno je uzeti u obzir sve navedene tačke.
Utvrđujući za sebe značaj svakog faktora, vagajući sve potencijalne rizike, kompanija gradi svoju kreditnu politiku, koja određuje kreditni limit za svaki pojedinačni period.
U kombinaciji sa periodom na koji se kredit daje, njegova cijena je od posebnog značaja. Određuje se sistemom cjenovnih popusta za trenutna plaćanja za isporuku proizvoda. Na osnovu ovih pokazatelja izračunava se kamatna stopa za dat kredit:
Pg = Cs x 360/Sp,
gdje je Pg kamatna stopa na dat kredit;
Tss - popust za trenutno plaćanje bez odlaganja;
SP - rok važenja ugovora o kreditu.
Posebnost uspostavljanja ove norme je to što je ona vezana za kamatnu stopu na bankarski kredit. U svakoj situaciji, trebalo bi da bude niža nego u finansijskim institucijama. U suprotnom, ugovornoj strani je isplativije uzeti kredit kod banke i platiti isporuku na osnovu avansa.
Na osnovu iskustva domaćih kompanija, moguće je kreirati algoritam koji pokazuje stepen odgovornosti svakog zaposlenog u procesu vođenja računa potraživanja. Po pravilu, komercijalni odjel kompanije (odjel prodaje) nadzire prodaju i pitanja toka novca, dok je finansijska služba odgovorna za informacioni i analitički rad. Pravna služba je odgovorna za besprekorno stanje toka dokumenata za problematične pošiljke (neophodan uslov u slučaju sudskog spora). Ako dug postane problematičan, uključuje se sigurnosna služba kompanije.
Osim toga, važno je da se funkcije izvođača pri radu sa klijentom ne dupliciraju. U suprotnom, postoji nekonzistentnost između odjela, što dovodi do smanjenja operativne efikasnosti. Stoga je potrebno ne samo jasno raspodijeliti funkcije između odjela, već i jasno opisati njihove radnje u svim fazama rada sa problematičnim klijentom (vidi tabelu).
Raspodjela funkcija izvođača u radu sa klijentima
Faza upravljanja potraživanjima | Radnje odjela za upravljanje potraživanjima | Odgovorno odjeljenje |
Određivanje roka plaćanja u okviru ugovora | Potpisivanje ugovora | finansijski direktor |
Izdavanje fakture za plaćanje | Odjel prodaje | |
Otprema robe i podrška otpremi (izdavanje računa, dobijanje potvrde od klijenta da je roba primljena u odgovarajućoj količini i kvalitetu) | Odjel prodaje | |
Podsjetnik na datum plaćanja (tri radna dana prije isteka ugovora) | Odjel prodaje | |
Kontrola kašnjenja plaćanja do 7 radnih dana | Pronalaženje razloga kašnjenja u plaćanju | Odjel prodaje |
Usklađivanje plana otplate dospjelih dugovanja | Odjel za finansije | |
Zaustavljanje daljih pošiljki | komercijalni direktor | |
Pismeno obavještenje o početku primjene kazni | finansijski direktor | |
od 7 do 30 radnih dana | Obračun novčane kazne | finansijski direktor |
Dnevni pozivi koji vas podsjećaju da platite | Odjel prodaje | |
Lični sastanak sa direktorom ili vlasnikom preduzeća dužnika | Komercijalni direktor, Sektor prodaje | |
Pismeno obavještenje o pripremi za suđenje | Pravna služba | |
od 30 do 60 radnih dana | Ponovljeni lični sastanak sa menadžerom ili vlasnikom kompanije dužnika, preduzimanje svih mogućih mjera za pronalaženje kompromisnog rješenja | Rukovodilac službe obezbjeđenja, odjel prodaje |
Zvanična žalba (pisana) | Pravna služba | |
više od 60 radnih dana | Podnošenje tužbe sudu | Pravna služba |
Dodatni podsticaj koji može smanjiti broj loših potraživanja je tako nepopularna mjera kao što je uspostavljanje veze između isplata bonusa zaposlenima u prodaji i stanja ukupnih potraživanja kompanije. Unatoč činjenici da svi odjeli kompanije, bez izuzetka, učestvuju u procesu procjene solventnosti potencijalnog klijenta, njegove pouzdanosti, upravo su stručnjaci odjela prodaje prva karika u lancu započinjanja ugovornih odnosa, oni uvijek imati pouzdanije i pravovremenije informacije o stanju na tržištu, solventnosti pojedinih ugovornih strana. Odluke o potpisivanju ili ne potpisivanju ugovora o odloženom plaćanju donosi se na osnovu informacija koje odjel prodaje prenosi drugim odjeljenjima kompanije.
Ništa manje odgovorna je i finansijska služba kompanije, u čije nadležnosti spada i provođenje analize bez greške o stanju ukupnih potraživanja za kompaniju u cjelini. Sistemske greške koje se u ovom slučaju mogu napraviti nisu ništa manje opasne za poslovanje kompanije od nastanka loših potraživanja zbog prikupljanja netačnih informacija o potencijalnim klijentima.
Obračun i blagovremena analiza stanja potraživanja trenutno je nemoguća bez upotrebe posebnih kompjuterskih programa i automatizacije obračuna novčanih primanja. To je zbog povećanja obima pošiljaka, broja izdatih faktura i ugovora o odloženom plaćanju. Istovremeno, moguće je izvršiti analizu ne samo po ugovornim stranama i periodima, već i utvrditi za koje grupe proizvoda iu kom segmentu cijena najčešće nastaju loša i problematična dugovanja. To vam zauzvrat omogućava precizniju procjenu rizika kada odlučujete da li ćete potpisati ugovor s određenim kupcem.
U zaključku želimo da dodamo da je u procesu upravljanja potraživanjima od velikog značaja profesionalnost i visok stepen motivacije osoblja uključenog u ovaj proces. Priprema svih potrebnih dokumenata koji potvrđuju činjenicu otpreme i nametanje obaveza protiv druge strane mora biti završena tačno na vreme i na odgovarajući način. Praksa poznaje mnogo primera kada je dužnik tokom suđenja bio oslobođen plaćanja zbog toga što tužilac nije dostavio sve potrebne, ispravno sačinjene dokumente koji potvrđuju činjenicu otpreme i davanja kredita.
Faktori koji određuju prihvatljiv nivo potraživanja
Formiranje potraživanja je objektivna činjenica procesa funkcionisanja preduzeća: prilikom otpreme proizvedenih proizvoda ili pružanja nekih usluga preduzeće, po pravilu, ne dobija odmah novac u vidu plaćanja, odnosno, u stvari, kreditira kupce. Istovremeno, s jedne strane, nastala potraživanja odvraćaju sredstva iz proizvodnog sektora, što dovodi do smanjenja efikasnosti korišćenja obrtnih sredstava uopšte i odražava se na izvršenje plana isporuke po ugovorima, planovima profita. i profitabilnost. Ali s druge strane, povećanjem prodaje kredita (i, shodno tome, veličine potraživanja), preduzeće može privući nove kupce, povećati obim prodaje i profit. Na visinu potraživanja preduzeća utiču eksterni faktori: ♦ stanje privrede u zemlji (pad proizvodnje povećava veličinu potraživanja); ♦ stanje plaćanja u zemlji (kriza neplaćanja dovodi do povećanja potraživanja); ♦ nivo inflacije (sa visokom inflacijom, ljudi ne žure da otplate dugove - što dug kasnije dospijeva, to je njegov iznos manji); ♦ efikasnost monetarne politike Centralne banke Ruske Federacije (ograničavanje emisija izaziva „monetarnu glad“ i komplikuje proračune); ♦ vrsta proizvoda (ako se radi o sezonskom proizvodu, onda se potraživanja povećavaju); ♦ kapacitet tržišta i stepen njegove zasićenosti (ako je tržište malo i zasićeno datom vrstom proizvoda, onda nastaju poteškoće sa prodajom proizvoda). Interni faktori koji određuju nivo potraživanja: ♦ ukupan obim prodaje i učešće prodaje u njemu po uslovima naknadnog plaćanja (sa povećanjem obima prodaje rastu i stanja potraživanja); ♦ uslovi poravnanja sa kupcima i kupcima (povećanje rokova, smanjenje zahteva za procenu pouzdanosti dužnika dovode do povećanja potraživanja); ♦ politika naplate potraživanja (što je preduzeće aktivnije u naplati potraživanja, manja su mu bilansa i veći je „kvalitet“ potraživanja); ♦ platna disciplina kupaca i opšte ekonomsko stanje delatnosti kojima pripadaju.
Preporučljivo je započeti praćenje stanja potraživanja traženjem računovodstvenih podataka i provjerom njihove tačnosti.
Za upravljanje računima potraživanja potrebne su sljedeće informacije: podaci o ispostavljenim računima dužnicima koji trenutno nisu plaćeni; vrijeme kašnjenja plaćanja za svaki od računa dužnika; iznos loših i sumnjivih potraživanja; kreditna istorija druge ugovorne strane (iznos duga, period kašnjenja, itd.). Praćenje obračuna se sastoji od utvrđivanja stanja iz relevantnih dokumenata i temeljne provere validnosti iznosa navedenih na računima REMZ doo. Utvrđeni su razlozi nastanka potraživanja, koliko davno su nastala i realnost prijema; postaje jasno da li je nastupila zastarelost i koje su mere preduzete da se dug naplati. Prilikom praćenja stanja namirenja REMZ doo potrebno je proučiti kvalitet i likvidnost potraživanja. Planovi naplate sredstava u obračunima REMZ doo mogu se porediti za niz susednih godina i na osnovu rezultata poređenja identifikovati opšti trendovi u prometu dužničkih obaveza i odstupanja od njih u pojedinim periodima.
Prilikom praćenja REMZ doo preporučljivo je napraviti raščlanjivanje potraživanja po periodima kašnjenja, što će omogućiti analitičaru da prikaže jasnu sliku stanja obračuna fabrike sa različitim dužnicima, kao i da identifikuje dospjela dugovanja. Brojne metode se mogu koristiti za određivanje optimalne veličine računa potraživanja. Na primjer, metoda rangiranja dužnika u zavisnosti od iznosa duga. Osim toga, možemo preporučiti rangiranje ugovornih strana prema vrijednosti njihovog kreditnog rejtinga (Tabela 1).
Tabela 1 – Rangiranje kreditora prema kreditnom rejtingu