Kako napraviti kopiju uzorka radne knjižice. Kako se ovjerava kopija radne knjižice: GOST procedura i uobičajene greške
U doba vrhunca birokratije, bez dokumentacije neće biti moguće sklopiti posao, kupiti robu ili dobiti kredit od banke, pa se postavlja pitanje kako ovjeriti radnu knjižicu sa oznakom „trenutno radi“, gdje pronaći uzorka, postaju sve relevantniji. Mnogi radno sposobni ljudi u zemlji su uključeni u radne aktivnosti. Komad papira koji garantuje poštovanje prava zaposlenog je radna knjižica.
Ukoliko se građanin prvi put zapošljava, to prijavljuje poslodavac – lice iz kadrovske službe ili rukovodilac. Da bi zaposlenik dobio radnu knjižicu, mora u organizaciji raditi najmanje 5 dana. Ako je posao za njega glavni, a registracija se vrši u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, tada se ova knjiga otvara za zaposlenog.
U toku radnog perioda u njega će se unositi podaci o prijemu, otpuštanju i stimulaciji. Na zahtjev zaposlenog, u njega se mogu staviti lični podaci o osobi. Glavno značenje Dokument je da odražava radno iskustvo, što utiče na mogućnost ostvarivanja socijalnih davanja, dodjele penzije i odobravanja bankarskih kreditnih proizvoda.
U velikim organizacijama, odjel za ljudske resurse je odgovoran za svu dokumentaciju koja se odnosi na zapošljavanje. Specijalisti su dužni da čuvaju svu dokumentaciju i da ih predoče na zahtev zaposlenog. Ovjeravaju bilo koji dokument.
U manjim preduzećima, malim doo i samostalnim preduzetnicima ove obaveze preuzima zamenik direktora za ljudske resurse ili računovođa. To je ista osoba koja je obavila intervju i kompletirala papirologiju.
Sama radna knjižica se ne izdaje zaposlenom (izuzeci su ako je zatražena od službe PIO i fondova socijalnog osiguranja, ako zaposleni da otkaz). U drugim slučajevima, nesavjesni zaposlenik koji dobije svoju knjižicu u ruke može završiti tako da dobije posao na drugom mjestu prema Zakonu o radu, što je zakonom zabranjeno. Dozvoljen je samo rad sa skraćenim radnim vremenom na osnovu ugovora.
Ako građanin nigdje ne radi, ali već ima stečeno iskustvo, dokument se čuva kod njega kod kuće. Kako pravilno ovjeriti kopiju radne knjižice objasnit će se kod notara.
Registracija na poslu
Zaposleni imaju pravo da dobiju kopiju radne isprave po prijavi bez dodatnog objašnjenja. Procedura za podnošenje zahtjeva:
- prijava se sastavlja u slobodnom obliku upućena rukovodiocu ili zaposleniku odgovornom za čuvanje kadrovske dokumentacije;
- u prijavi se navodi puno ime i radno mjesto zaposlenog, sam zahtjev je da se dostavi kopija originalne radne knjižice, ovjerena od strane poslodavca, datum i potpis;
- zaposleni koji je prihvatio prijavu dužan je da pripremi potrebnu dokumentaciju za zaposlenog tri dana unaprijed - ovo je maksimalni dozvoljeni rok;
- Vlasnik djela nije u obavezi da plati samu fotokopiju.
Poslodavac može tražiti od zaposlenog da u pisanoj izjavi navede razlog zašto mu je potrebna ovjerena kopija radne knjižice. Ali, kako je navedeno u zakonu, on nije dužan da daje ove podatke.
Dobivanje ovjerene kopije od notara
Ako građanin ima radnu ispravu na polici kod kuće (trenutno nije službeno zaposlen), tada će kao ovjeritelj djelovati notar.
Da biste se prijavili za ovu uslugu kod njega, morate doći u kancelariju sa gotovom fotokopijom knjige i pasošem ili drugim identifikacionim dokumentom. Oni će vam detaljnije reći kako ovjeriti radnu knjižicu i kako fotokopija treba da izgleda.
Proces traje do sat vremena. Možda će kopija sa potpisom i pečatima biti odmah uručena. Kopija radne isprave, koja je ovjerena kod notara, važi tačno dok se originalnom radnom dokumentu ne dodaju novi podaci.
Ne treba da se obraćate javnobilježničkoj kancelariji sa pitanjem kako ovjeriti radnu knjižicu sa oznakom „trenutno radi“, čak i ako postoji uzorak. Takav potpis može staviti samo zaposleni u organizaciji, ali ne i vanjski advokat. Notar može samo na svakoj fotokopiranoj stranici dokumenta označiti "istinitu kopiju".
Vrsta dokumenta
Da bi se fotokopije važnih dokumenata smatrale validnim, moraju ispunjavati niz uslova. Ovo je relevantno u situaciji kada zaposleni traži ponovno štampanje radne knjižice za banku. Ako nije napravljen po pravilima, neće moći izdati bankarski proizvod.
- Za svaki raspored radnog lista morate izdvojiti poseban prazan list A4 formata.
- Podaci iz knjige moraju biti kvalitetno fotokopirani, bez mrlja i praznina, svi podaci (posebno datumi zaposlenja i napomena da i danas radi) moraju biti jasno odštampani.
- Nakon što su svi listovi kopirani, na posljednjem, gdje su navedeni podaci o zaposlenju, osoba iz kadrovske službe ili direktor stavlja oznaku „trenutno radi“, autogram i pečat preduzeća ili kadrovske službe, ako postoji .
- Ispod ovoga se stavlja još jedan pečat („kopija je ispravna“), zatim – potpis ovjeritelja, prepis, njegov pečat ili pečat organizacije.
Bitan! Ako su potrebne kopije svih unosa u dokumentu o zapošljavanju, tada zaposlenik organizacije stavlja pečate i svoj autogram na svaku stranicu. Na posljednjoj stranici stavlja se samo izraz da je osoba trenutno prijavljena u uredu. Neispravno izrađena kopija dobar je razlog da se građaninu odbije da izda potrošački ili bilo koji drugi kredit od banke.
U nekim slučajevima, zaposlenik može zahtijevati kopiju duplikata umjesto radne knjižice. Ovaj dokument ima istu pravnu snagu kao knjiga i izdaje se u nekoliko slučajeva - ako je original:
- propao;
- izgubljeno;
- sadrži podatke za prethodni radni period koji su se kasnije pokazali kao nepouzdani ili su otkazani.
Duplikat nije kopija, ali se u njega unose i svi podaci o vlasniku i podaci o trenutnom iskustvu. Zakon dozvoljava da se kopija ovog dokumenta ovjeri.
Trajanje rada za kopije ovjerene na poslu ili kod notara
Rusko zakonodavstvo ne predviđa strogi „rok valjanosti“ za kopiju dokumenta. Pravila sertifikacije su takva da trajanje važenja bira poslodavac ili organizacija koja je tražila ovaj dokument. Preduzeće može donijeti bilo koju odluku o tome koliko dugo nakon prijema kopije može biti korišteno za namjeravanu svrhu. Dok banka, na primjer, može zatražiti dokument bez napuštanja blagajne.
Ako je kopiju radne knjižice, kao idealan primjer, izradio notar, onda je njena važnost neograničena.
U kojim slučajevima će primjerak knjige biti nevažeći?
Prilikom podnošenja zahtjeva za socijalna davanja ili izdavanja kredita od banke, strana koja prima dokumente od podnosioca zahtjeva najčešće podnosi zahtjeve na osnovu uslova kopije izvještaja o radu. Morate odmah saznati kako ovjeriti kopiju radne knjižice kako ne bi bilo neugodnih iznenađenja:
- svi pečati treba da pokrivaju dio teksta, a ne da se nalaze sa strane;
- u dokumentu ne bi trebalo biti stranih potpisa ili bilješki;
- Da biste ispravno ovjerili primljeni dokument, potrebno je da se upoznate sa zahtjevima tražene strane (ponekad su potrebne sve stranice).
Postoje dva obrasca za dostavljanje ovjerene kopije – posebna fotokopija na listu ili ukoričene stranice. U drugom slučaju, fotokopije su presavijene kao obična knjiga i opšivene bijelim koncem. Na zadnjem listu nalazi se pečat da je dokument ovjeren, pečat organizacije, potpis i prepis službenika odgovornog za to.
Za dobijanje bankarskog kredita, inostranog pasoša, podnošenje zahteva za subvencije od države i druge svrhe, građanin treba da potvrdi postojeće iskustvo. Da biste se lakše nosili sa ovim zadatkom, korisno je znati kako ovjeriti kopiju radne knjižice. Procedura zavisi od toga da li je građanin trenutno zaposlen. Ako je službeno zaposlen, potrebno je da kontaktirate kadrovske službenike poslodavca, ako nije, idite s dokumentom kod notara.
Zašto bi zaposlenom mogao biti potreban ovjereni dokument?
Zašto vam je potrebna kopija radne knjižice (LC)? Sa pravne tačke gledišta, ovo je apsolutni analog originala, koji kompanija za zapošljavanje čuva tokom čitavog perioda zaposlenja specijaliste. Ovjerena kopija se može dostaviti svakom organu koji zahtijeva potvrdu radnog staža zaposlenog.
Najčešće se kopija traži u sljedeće svrhe:
- dobijanje bankarskog kredita;
- dobijanje stranog pasoša;
- usvajanje djeteta;
- registracija subvencija od države;
- upis starosne penzije;
- nepuno radno vrijeme itd.
Koliko dugo važi kopija radnog dokumenta? Duplikat dobijen od kompanije za zapošljavanje ima pravnu snagu mesec dana. Ukoliko ga građanin u navedenom roku ne dostavi nadležnom organu, moraće zatražiti novu kopiju. Kratak "rok trajanja" ima logično objašnjenje: u roku od 30 dana stručnjak može prekinuti odnose sa trenutnim poslodavcem i dobiti novi posao.
Postupak ovjere dokumenta od strane poslodavca
Prema odredbama važećeg zakonodavstva, radna knjižica zaposlenih građana mora se voditi u kadrovskoj službi poslodavca ili kod direktora preduzeća. Za potvrdu radnog staža trećim organizacijama (na primjer, banka), zaposlenik mora dobiti kopiju, čiji pravni značaj potvrđuje ovlašteno službeno lice.
Kako se priprema kopija knjižice ovjerena od strane poslodavca? Procedura uključuje sljedeće korake:
- Zaposleni podnosi zahtjev za podnošenje dokumenta. Piše se na ime šefa kadrovske službe, a ako u strukturi preduzeća nema takvog odjela, na ime rukovodioca preduzeća. Praksa pokazuje da mala preduzeća ne zahtevaju pismeni zahtev, dovoljno je da usmeno iznesete svoj zahtev.
- Ovlašćeni zaposlenik pravi kopiju zakona o radu zaposlenog. Ako nisu potrebni svi podaci, već podaci za određeni period, kopira se prva stranica koja sadrži ime specijaliste i potrebne listove. Druga opcija je da ukucate podatke iz dokumenta na računaru i odštampate ih. Odabire se ako je dokument popunjen nečitko i tekst teško čitljiv.
- Od gotovog otiska izrađuje se ovjerena kopija TC. Stranicu po stranicu stavljaju se pečat „Kopija je ispravna“, viza predstavnika poslodavca, njegovo puno ime i pečat. pravno lice. Štampa se ne sme postavljati u prostor bez teksta. U idealnom slučaju, trebalo bi da obuhvati i informacije o stažu i potpis.
Predstavnici poslodavca, nakon što dobiju zahtjev specijaliste za kopiju izvještaja o radu, dužni su ispuniti njegov zahtjev u roku od tri dana (prema Rezoluciji Vlade br. 225). U praksi se vrijeme potrebno za pripremu dokumenta smanjuje na nekoliko sati: procedura ne zahtijeva puno vremena. Zaposleni ima pravo da ne daje objašnjenja i ne kaže zašto mu je potreban dokument.
Ako predstavnici ljudskih resursa ne dostave kopiju, zatražite pismeno odbijanje. To će postati osnov za pritužbu protiv poslodavca inspekciji rada.
Kako provjeriti ispravnost dizajna?
Kada dobijete kopiju u ruke, uvjerite se da je ispravno napravljena. Da biste to učinili, unaprijed proučite uzorak. Zapamtite: ako je izvođač pogriješio, organ koji prima zahtjev će zatražiti novi, ispravan dokument.
Molimo obratite pažnju na sljedeće tačke:
- Ko je potpisao kopiju
Šef kadrovske službe, direktor kompanije i glavni računovođa preduzeća imaju pravo ovjeriti takve dokumente.
- Da li se poštuju pravila dizajna?
Postoje dva načina za ovjeru kopije. Prvi je da ga opečatite, ovjerite pečatom i potpisom menadžera po stranici po stranicu.
Druga opcija je numerisati i vezati listove, dovesti konac do zadnjeg i zalijepiti ga obrascem na kojem će biti naznačen broj stranica. Obrazac sadrži vizu ovlašćenog radnika i pečat pravnog lica.
- Da li su potrebne bilješke dostupne?
Kopija mora sadržavati sljedeći skup podataka:
- položaj, prezime, ime potpisnika;
- datum pripreme od kojeg će se računati mjesečni rok važenja kopije radne knjižice;
- potpis službenog lica poslodavca;
- pozicija u kompaniji koju obavlja specijalista;
- sa oznakom "Trenutno aktivno".
Relevantnost postojeće kopije Zakona o radu gubi se čim se u osoblju zaposlenika pojave novi unosi, na primjer, o premještaju na drugu poziciju ili promjeni mjesta zaposlenja.
Ako je građanin zatražio kopiju Zakona o radu za banku, pravila o ovjeri ostaju nepromijenjena, ali je bolje da uzorak unaprijed zatraži od kreditna organizacija: moguće su nijanse. Na primjer, neke finansijske institucije traže da se u duplikatu navede lokacija originala, druge ne zahtijevaju sve stranice, već samo podatke o posljednjem mjestu zaposlenja.
Gdje mogu dobiti kopiju za nezaposlenu osobu?
Ukoliko je građanin privremeno nezaposlen, kopiju radne knjižice za strani pasoš ili druge svrhe može dobiti na dva načina:
- Kontaktirajte notara
Za ovjeru morate dostaviti original i opći pasoš. Javni bilježnik će provjeriti dokumente i napraviti kopiju; to će trajati ne više od pola sata. Prosječna cijena usluge je oko 500 rubalja.
- Idite u Centar za zapošljavanje
Ako je specijalista prijavljen u službi za zapošljavanje, ima pravo da se pojavi pred zaposlenima u organu radi potvrde radnog statusa. Prvo morate sami napraviti kopije listova dokumenata. Usluga se pruža besplatno.
Ako je žena kojoj je potreban primjerak na porodiljskom odsustvu, treba se obratiti službi za ljudske resurse poslodavca. Procedura se ne razlikuje od standardne: sastavlja se prijava, na osnovu koje ovlašćeni radnici pripremaju traženi dokument u roku od tri dana.
Dobijanje kopije Zakona o radu i drugih ličnih podataka na zahtev je neotuđivo pravo zaposlenog, propisano čl. 89 Zakon o radu Ruske Federacije. Potreban dokument se obezbjeđuje besplatno u kratkom roku. Odbijanje poslodavca da izradi kopiju predstavlja grubu povredu prava radnika, na šta se može uložiti žalba inspekciji rada.
1. jula stupio je na snagu GOST R 7.0.97-2016, kojim su uvedena nova pravila za ovjeru radne knjižice, a stari GOST R 6.30-2003 postao je nevažeći. Novi zahtjevi za verifikaciju dokumenata ne razlikuju se toliko od starih. Međutim, potrebno ih je razumjeti, jer će neprimjenjivanje novih pravila za ovjeru kopije radne knjižice učiniti nevažećim.
To je glavni dokument koji informiše o radnoj aktivnosti i dužini radnog staža zaposlenog. Poslodavac se obavezuje da vodi radnu knjižicu svog podređenog ako je radio duže od 5 dana i za njega je ovo mjesto poslovanja glavni izvor prihoda.
Dokument sadrži podatke o zaposlenom, vrsti njegove djelatnosti, kakav posao obavlja, premještaju na drugo radno mjesto i otpuštanju, razlozima za prestanak ugovora o radu, kao i podatke o nagradama za uspjeh u radnim aktivnostima. Informacije o disciplinske sankcije ne upisuju se u radnu knjižicu osim ako sankcija nije sam otkaz.
U radnu knjižicu po mjestu zaposlenja upisuju se i sljedeći podaci:
- o vremenu službe u Oružanim snagama Ruske Federacije i državnim agencijama za provođenje zakona, uključujući vatrogasne službe;
- o periodu studiranja na kursevima i školama za prekvalifikaciju, usavršavanje i obuku.
Ako izvođač obavlja svoje aktivnosti prema ugovoru o rad na daljinu, onda podaci o tome možda neće biti uključeni u radnu knjižicu. Ugovor o radu na daljinu služiće kao dokaz radnog staža i položaja. U slučajevima kada ovaj dokument nedostaje, poslodavcu možete dostaviti radnu knjižicu za unos podataka.
Nabavka, knjigovodstvo i čuvanje radnih knjižica
Udruženje GOZNAK proizvodi obrasce za radne knjižice. Poslodavac mora dobiti takve obrasce, kao što je dokazano Naredbom br. 117n Ministarstva finansija Ruske Federacije.
Obrazac pravnog dokumenta možete kupiti u odjelu za pisanje. Ali prije toga morate biti sigurni da kompanija ima ugovor sa GOZNAK-om, jer se njihovi obrasci smatraju važećim. Radne knjižice ne treba kupovati u metrou ili na kiosku, jer vjerovatno nemaju dozvolu za prodaju takve dokumentacije.
Knjigovodstvo novih obrazaca u preduzeću vodi se u posebnoj knjizi, za koju je odgovoran kvalifikovani kadrovski radnik.
Radne knjižice su odgovorni dokumenti, pa ih treba čuvati u sefovima ili metalnim ormarima kako bi se osigurala njihova sigurnost i ograničio pristup neovlaštenim osobama. Poslodavac je odgovoran za skladištenje, tako da može izdati radne knjižice samo po otkazu.
Neki menadžeri preduzeća predaju dokument zaposleniku, čak i ako je trenutno zaposlen. Ali morate imati na umu da se takva radnja ne smatra zakonitom i ako zaposlenik izgubi radnu knjižicu, poslodavac će biti odgovoran.
Izdavanje radne knjižice po otkazu
Ovaj dokument poslodavac mora izdati njegovom vlasniku na dan isteka ugovora o radu. Ako zaposleni odbije primiti obrazac ili uopće nije na radnom mjestu, šef organizacije može poslati obavijest o potrebi dolaska na radno mjesto po svoj dokument ili poslati radnu knjižicu poštom direktnom vlasniku. Ova radnja će osigurati poslodavca od budućih potraživanja zbog kašnjenja u isporuci obrasca.
Prilikom prijema dokumenta od kadrovske službe, zaposleni se mora upisati u knjigu računa. Radne knjižice, njihove izvode i duplikate poslodavac mora čuvati do zahtjeva, a ako to niko nije zahtijevao, rok čuvanja je 75 godina.
Gubitak radnog zapisa
Prilikom promjene radnog mjesta radna knjižica ostaje u rukama vlasnika. Često u takvim okolnostima ljudi izgube ovaj dokument.
Nakon gubitka radne knjižice, morate se prijaviti na prethodno radno mjesto za izdavanje nove na osnovu podataka sadržanih u dosijeu zaposlenog.
Šta ako organizacija prestane sa radom ili se rasformira? Ostaje samo jedno - na novom radnom mjestu zatražiti od poslodavca da napravi drugu radnu knjižicu. To se radi na osnovu izjave vlasnika u kojoj se navodi razlog izostanka dokumenta. Rukovodilac preduzeća ne može da unese podatke o stažu i ranijim mestima rada iz reči zaposlenog, ali ako postoje dokumentovani dokazi, to je sasvim moguće. Međutim, takve radnje se po pravilu ne praktikuju i prvi upis u radnu knjižicu biće mjesto rada u kojem je izdata.
O radnom stažu ne treba brinuti, jer svi podaci o ranijim radnim mjestima dostupni su u Fondu PIO, Fondu obaveznog zdravstvenog osiguranja i Fondu socijalnog osiguranja.
Pravo na kopiranje
Rukovodilac preduzeća ne može odbiti da zaposlenom dostavi kopiju (izvod) radne knjižice.
Na osnovu pismenog zahtjeva zaposlenog, rukovodilac mora izdati kopiju dokumenta ili ovjereni izvod iz njega najkasnije u roku od 3 dana od dana podnošenja zahtjeva (član 62. Zakon o radu RF).
Zašto vam treba kopija ili izvod?
Ovjera radne evidencije može biti potrebna za naknadno podnošenje organu koji traži. Na primjer, za dobijanje kredita ili socijalnih beneficija često je potreban takav papir.
Za pripremu bilo kakve dokumentacije čest uslov je davanje informacija o izvorima stalnih prihoda. Obično se zadovoljavaju uzorkom ovjere radne knjižice, jer se original izdaje samo u izuzetnim slučajevima.
Kako i gdje dati garanciju
Radna knjižica je važan pravni dokument. Dakle, ako je subjekt zaposlen i u osoblju, onda se knjiga mora čuvati u kadrovskoj službi ili kod neposrednog rukovodioca preduzeća.
U slučajevima kada lice nije na platnom spisku ili nije zaposleno, dokument mora biti kod njega.
Načini ovjere radnog staža:
- Zaposleni u preduzeću koji je u osoblju mora kontaktirati svog neposrednog rukovodioca ili odeljenje za ljudske resurse sa odgovarajućom molbom za kopiju obrasca sa naznakom organizacije kojoj će duplikat biti poslat.
- Ako je radna knjižica u rukama subjekta, može se ovjeriti samo kod notara na plaćenoj osnovi.
Postupak ovjere radnog staža
- Lična žalba. Za kancelariju notara dovoljan je usmeni zahtjev za ovjeru. Preduzeće će morati da napiše zahtjev za kopiju ili izvod radne knjižice. Ovo nije obavezan uslov u svim organizacijama, ali kompanije sa dovoljno brojnim kadrom mogu postaviti takav zahtjev za ovjeru radnog zapisa.
- Određivanje potrebnih stranica. Nije uvijek potrebno potvrditi sve stranice dokumenta da biste potvrdili svoje radno iskustvo ili izvor prihoda. Stručnjak iz odjela za ljudske resurse po pravilu odabire prvu stranicu na kojoj se nalaze podaci o identitetu vlasnika i dodatno nekoliko stranica s podacima o radnim aktivnostima. Na primjer, banci nisu potrebni podaci o nagradama, ali mogu biti potrebni ako zaposlenik želi da se kvalifikuje za zvanje „Veteran rada“. Morate odlučiti koje stranice trebaju certifikat, a koje mogu ostati bez nje.
- Čekanje i primanje. Kao što je ranije pomenuto, u roku od 3 dana od dana podnošenja prijave, poslodavac izdaje ovjerenu kopiju ili izvod. Ostaje samo da ga primite i date organizaciji kojoj je potreban ovjereni duplikat.
Opća pravila dizajna
Nova ovjera radne knjižice praktično nije promijenila staru proceduru izrade kopija. Da biste identificirali napravljene promjene, morate proučiti stara pravila certifikacije i vidjeti šta je dodano, a šta uklonjeno.
Dakle, da biste pravilno ovjerili radnu evidenciju, uvijek trebate uzeti u obzir sljedeće karakteristike:
- Uzimaju se kopije svih stranica radne knjižice (osim podataka o nagradama), počevši od prve, koja sadrži podatke o vlasniku, do posljednje s podacima o trenutnom radnom mjestu. Ovo je neophodno kako bi komisija organizacije, koja zahtijeva uzorak ovjere radnog staža, sagledala cjelokupni radni put subjekta (u budućnosti to može uticati na njihovu odluku) i razloge napuštanja ranijih poslova.
- Kopiju radne knjižice može ovjeriti stručnjak iz odjela za ljudske resurse, glavni računovođa ili rukovodilac preduzeća u kojem predmet radi.
- Ne biste trebali zumirati, morate napraviti kopiju iste veličine kao i sama knjiga;
- Svi listovi dokumenta su ukoričeni i na kraju je na papirnoj naljepnici označen broj stranica trenutnog primjerka.
Opšta pravila za ovjeru radne knjižice su da posljednja stranica ukoričenog dokumenta mora sadržavati sljedeće elemente:
- broj evidencije;
- potvrda „Ispravna“ ili „Kopija je ispravna“, napisana ručno ili aplicirana posebnim pečatom;
- njegovi inicijali i potpis;
- datum registracije;
- pečat kompanije.
Za neuvezane dokumente, takve informacije moraju biti sadržane na svakom listu kopije.
Neke organizacije traže da se označi „Trenutno radi“. Ovaj zahtjev nije u skladu s novim GOST-om za ovjeru radne knjižice, ali se može napraviti napomena, jer nije u suprotnosti s važećim pravilima.
Jedna od najčešćih grešaka je postavljanje pečata na pogrešno mjesto. Pečat kompanije mora biti postavljen na strogo određenom mestu:
Također je vrijedno napomenuti da pečat ne bi trebao sadržavati potpis službenika koji ovjerava dokument. Obično se postavlja tako da stoji na vrhu potpisa i inicijala. Ovo nije sasvim tačno. Pošto pečat ovjerava potpis službenog lica i treba da bude vidljiv na isti način kao i inicijali. Opća shema pravila za ovjeru radnog zapisa:
Kao što se može vidjeti iz prikazanog primjera, posebno mjesto je izdvojeno za štampu. U uzorcima ovjere radne evidencije možete vidjeti sljedeće:
Međutim, prema novom GOST-u, to se ne može smatrati ispravnim.
Nova GOST potvrda radne knjižice
Sada je potrebno razmotriti koje su promjene napravljene od strane sadašnjeg GOST-a od jula 2018. Nova pravila za ovjeru kopije radne knjižice zahtijevaju dodatni upis. Ovo nije tako značajna promjena kao što se čini, ali se mora primijetiti.
U uzorku ovjere radne knjižice morate navesti mjesto gdje se originalni dokument čuva. Takva napomena je potrebna ako se kopija knjige prenese organizaciji treće strane. Na primjer, da biste banci dali uzorak kako bi dobili kredit, u zapisniku će biti potrebno naznačiti da je original pohranjen na radnom mjestu zaposlenog.
Novi GOST uvodi sistem za ovjeru kopije dokumenta pomoću posebnih pečata. Takođe, prema njoj se na novi način dešifruje potpis dizajnera, gde se prvo ispisuju inicijali službenika, a tek onda prezime.
Rok važenja certifikacije
Podaci u radnoj knjižici mogu se redovno ažurirati prilikom promjene posla. Opšte pravilo je bilo da je rok važenja kopije ovjerene radne knjižice mjesec dana.
Ali rok važenja takvog dokumenta može izgubiti svoju važnost ako se u roku od mjesec dana izvrše određene izmjene radne knjižice.
Na primjer, zaposlenik Marshzavod LLC ide da se prijavi za kredit, pružajući filijalu banke Potrebni dokumenti. Dvije sedmice kasnije dao je otkaz. Njemu će biti odbijen kredit, jer kada kontaktira mjesto u kojem se dokument čuva, banka će biti obaviještena da zaposlenik više ne radi, a radna knjižica je u njegovim rukama. Šta čini kopiju dokumenta nevažećom.
Stoga, kada namjeravate prenijeti duplikat radne knjižice trećim organizacijama, morate dostaviti ažurne informacije.
Greške u ovjeri dokumenata
Uobičajeno je misliti da pečat mora sadržavati potpis službenika koji ovjerava dokument. Ali to nije istina. Prema novom GOST-u, pečat se stavlja bez uticaja na potpis, ili na posebnom mjestu gdje je naznačeno "MP" (to jest, mjesto za pečat).
Takođe, nemojte praviti greške prilikom popunjavanja dokumenta. Pravopisne i gramatičke greške u kucanju stvaraju probleme prilikom davanja kopije radne knjižice. Ispravke teksta nisu dozvoljene, uključujući. Ukoliko je učinjena greška prilikom ovjere radne knjižice, potrebno je ponovo kopirati potrebne listove i ponovo ovjeriti.
Dakle, možemo reći da novi GOST nije unio značajne promjene u proceduru registracije kopija radne knjižice. Jedan od glavnih zahtjeva koji je dodat novim pravilima je navođenje mjesta skladištenja originalne radne knjižice prilikom dostavljanja trećim organizacijama.
Kako je navedeno u općim pravilima, originalni dokument poslodavac mora čuvati na posebno određenom mjestu koje može osigurati sigurnost papira. Rukovodilac može izdati samo kopiju radne knjižice, jer će on biti odgovoran za čuvanje dokumenta dok ga zaposlenik ne preuzme nakon otpuštanja. Duplikat se ovjerava na pismeni zahtjev zaposlenog najkasnije tri dana od dana podnošenja. Kopija radne knjižice mora biti ukoričena i sadržavati sljedeće podatke na posljednjoj stranici:
- broj evidencije;
- potvrda “Ispravna” ili “Kopija je ispravna”, ispisana ručno ili posebnim pečatom;
- radno mjesto specijaliste koji ovjerava dokument;
- njegovi inicijali i potpis;
- datum registracije;
- mjesto gdje se dokument pohranjuje;
- pečat kompanije.
Ako su ispunjeni svi uslovi, dokument će važiti mesec dana. Ali bilo kakve promjene u radnoj knjižici u tom periodu čine njenu kopiju nevažećom.
Glavna razlika je u tome što se duplikat izdaje za zamjenu originalne knjige, na primjer, u slučaju njenog gubitka (vidi), kopija ne zamjenjuje original i vrijedi samo ako je dostupna.
Ovjerena kopija radne knjige sa natpisom "trenutno radi"
Ovaj unos vrši poslodavac prilikom pripreme kopije dokumenta. Ako osoba ne radi, to se naravno ne može upisati, a samu kopiju ovjerava u skladu sa zakonodavstvom o notarima kod notara.
Original ili duplikat unosa "trenutno radi" se također nikada ne unosi. Nakon izrade kopija stranica radne knjižice i njihove ovjere, istu upisuje službenik kadrovske službe na posljednjoj stranici sa naznakom datuma upisa. Upravo tako i samo ovako se može napisati.
Kako potvrditi da radna knjižica još uvijek radi - uzorak:
Pravila o ovjeravanju kopije radne knjižice kod poslodavca
Prije certifikacije moraju se napraviti kopije stranica. U principu, to se može učiniti ručno, ali danas svi koriste opremu za kopiranje. Međutim, dvostrana kopija nije prihvatljiva i informacije moraju biti sadržane samo na jednoj strani lista.
Postupak se provodi prema Uredba PVS br. 9779-X sa izmjenama i dopunama. 2003 i jedinstvena pravila koja je odobrila 65. pošta. Gosstandart.
Tačnost svakog lista potvrđuje se potpisom i pečatom organizacije (1. stav Uredbe). Iz stava 3.26 Pravilnika proizilazi da se na svakoj stranici stavlja natpis službenika „Tačno” i njegov lični potpis sa prepisom i naznakom pozicije i broja, na primjer: „Tačno. Viši inspektor Odjeljenja za ljudske resurse N. T. Ivanova. Datum".
2. stav 3.26 čl. Pravila pokazuju da kopija može biti ovjerena bilo kojim pečatom prema nahođenju organizacije. Iako ovo nije obavezan zahtjev, kopije su obično ovjerene pečatom. To, posebno, zahtijevaju banke kada podnose zahtjeve za kredite.
Pogledajte primjer kako pravilno ovjeriti kopiju radne knjižice - uzorak:
Korak po korak uputstva za poslodavca: kako se prijaviti?
Kopiju na zahtjev zaposlenog izdaje poslodavac u roku od tri dana (član 62. Zakona o radu). Poslodavac nema pravo tražiti naknadu za to i pitati se zašto je bila potrebna kopija. Pravo građanina na pristup svojim ličnim podacima predviđeno je članom 89. TK, zbog povrede čl. Predviđena je odgovornost za službena lica, uključujući krivičnu odgovornost.
Postupak ovjere i izrade kopije je sljedeći:
- Zaposleni sastavlja pismenu žalbu poslodavcu, koja izgleda ovako:
- adresiran na čelnika organizacije (naveden je pun naziv kompanije, pozicija i puno ime rukovodioca);
- naznačeno je puno ime i radno mjesto zaposlenog;
- žalba se zove “Prijava”;
- sadržajni dio sadrži zahtjev za izdavanje kopije radne knjižice sa pozivom na čl. Zakon o radu (u ovom slučaju zaposleni nije dužan da navede razlog, a poslodavac nema pravo da se za njega interesuje, ali ako zaposleni želi da naznači da je „potrebna kopija da se dostavi banci“, ne može ga se zaustaviti);
- Prijavu potpisuje lično zaposleni sa naznakom datuma sastavljanja prijave.
- Rukovodilac, nakon razmatranja prijave najkasnije u roku od 3 dana, izdaje nalog za izdavanje i imenuje odgovornog radnika (na primjer, inspektora odjela za ljudske resurse).
- Ovlašteno lice bez naknade izrađuje fotokopije svih stranica radne knjižice. U tom slučaju možete koristiti bilo koju opremu za kopiranje, ali duplikati moraju biti čitljivi;
Banke se posebno vole zamjeriti kvalitetom dokumenata, a i mala reklamacija može biti razlog za odbijanje kredita.
- Listovi su certificirani prema zahtjevima Jedinstvena pravila Gosstandarta i Uredba PVS 9779-X. Bilo koji pečat ili pečat za identifikaciju može se koristiti po nahođenju rukovodioca organizacije, to nije regulisano zakonom. Na primjer, pečat organizacije ili odjela za ljudske resurse, pečat ureda, itd. Više informacija o pečatu -.
- Na posljednjoj stranici kopije Unosi se unos “Radi u sadašnjem trenutku”. Nakon njega (ispod njega) stavlja se potpis radnika koji sastavlja dokument. Jedinstvena pravila Gosstandarta otkrivaju sadržaj atributa "Potpis" u paragrafu 3.22: naziv pozicije osobe, lični potpis, dekodiranje potpisa (inicijal, prezime), na primjer: „Kopija je tačna. Viši inspektor Sektora za ljudske resurse R.D. Sidorova. Broj. Potpis" . Zahtjevi za detalje „Datum“ sadržani su u paragrafu 3.11: piše se arapskim brojevima u nizu dan-mjesec-godina, odvojeno tačkama.
- Listovi se numerišu, heftaju i napravljena kopija se predaje zaposlenom.
Kopija radne knjižice ovjerena od strane poslodavca - uzorak:
Nije definisano zakonom i zavisi od svrhe za koju je primerak namenjen. Različite organizacije mogu postaviti svoje rokove. U praksi je kopija potrebna za predaju banci, migracionoj službi, službi socijalnog osiguranja, sudu itd.
U slučaju davanja kredita građaninu, svrha banke je– uverite se u njegovu solventnost i „rok trajanja“ se može smanjiti i na 2 nedelje, ali je u pravilu jedan mesec. Ne postoji vremensko ograničenje za podnošenje sudu.
Ako je rok propušten, za „ažuriranje“ kopije biće dovoljno samo da je ovjeri ovlaštena osoba poslodavca, navodeći novi datum i stavljanje pečata organizacije. Ili, zaposleni uvijek može zatražiti izradu potpuno nove kopije. Odgovornost poslodavca je da besplatno izda dokument i tu nema ograničenja.
Karakteristike sertifikacije za banku
Jedan od najčešćih slučajeva kada je kopija potrebna je da se ona dostavi kreditnoj instituciji. Banke svoje zahtjeve motivišu potrebom da potvrde bonitet građana. Obično traže ove informacije prije odobravanja kredita.
Banci je bitan karijera zajmoprimca, kontinuitet radnog staža, pozicije na kojima je radio i radi, činjenice o radu u pojedinim organizacijama i zaposlenje u sadašnjem (od dana izdavanja kredita) momentu.
Sve ove informacije su ovlaštene zaposleni u banci uče iz ovjerene kopije zaposlenja. Istovremeno se sastavlja prema opšta pravila, u njega se ne unose nikakvi posebni unosi, poput „napravljeno za podnošenje kreditnoj instituciji“.
Jedino po čemu se ovaj primjerak razlikuje od ostalih je datum isteka za banku. Banke same određuju te rokove, uključujući i vrlo kratke (sedmicu).
Beskorisno je raspravljati s njima, nisu dužni da objašnjavaju svoje zahtjeve, kao ni razloge odbijanja kredita.
Osim kopije ugovora o radu, mogu zahtijevati i kopiju ugovora o radu. Ovo je zakonito, a poslodavac je dužan da dostavi svu dokumentaciju u istom roku - do tri dana (62. i 89. čl. Zakona o radu, 7. čl. Pravilnika).
Uzorak ovjerene kopije radne knjižice za banku - uzorak:
Kako i zašto trebate ovjeriti posljednju stranicu?
Primjerak Zakona o radu namijenjen je za ovjeru trećim licima radna aktivnost zaposlenik. Istovremeno, za organe socijalnog osiguranja može biti važno kontinuirano radno iskustvo, za banku bonitet zbog rada u određenoj organizaciji itd.
Kopija ovjerena u skladu sa svim pravilima, sa ispravno unesenim unosom na posljednjoj stranici o radu i "u ovom trenutku", omogućava zaposlenom da ostvaruje svoja prava, koji proizilaze iz činjenice zaposlenja: dobiti kredit, određene beneficije, školovanje u izabranoj specijalnosti, strani pasoš, ovjeriti činjenice na sudu itd.
Dobivanje kopije radne knjižice u propisanom roku je zakonsko pravo zaposlenog. Odgovorna lica organizacija različitih oblika vlasništva ne treba da zaborave da za njeno kršenje postoji odgovornost, sve do administrativne ili krivične.
Čak i ako zaposleni iz nekog razloga zakasni da dostavi kopiju i ona je “zastarjela”, obaveza je poslodavca da izda novu besplatno iu roku od tri dana.
Zaposlenje ćete morati potvrditi kada se obratite službi socijalne podrške prilikom podnošenja zahtjeva za subvencije i naknade ili Penzionom fondu. Banke traže potvrdu kako bi odlučile da li da izdaju kredit ili hipoteku. Uzorak ovjerene kopije radne knjižice potvrđuje dužinu rada i činjenicu zaposlenja.
Ako ste zaposleni, ovjerenu kopiju će napraviti zaposlenik odjela za ljudske resurse ili druga osoba ovlaštena po nalogu preduzeća, na primjer, advokat ili računovođa. U njihovom odsustvu - vođa. Kopija se dostavlja u roku od tri dana bez naknade. Za nezaposlene, autentičnost će biti potvrđena kod notara (za novac).
Gdje je navedena procedura certifikacije?
U 2020. godini primjenjuje se novi GOST R 7.0.97-2016, koji utvrđuje pravila za izradu dokumenata i uzorak kako ovjeriti kopiju radne knjižice u 2020. godini. Procedura ovjere kopije radnog dokumenta je prilično jednostavna.
Korak 1. Napravite kopije svih popunjenih listova.
Korak 2. Stavite "tačan" unos na svaki, navedite puno ime osobe koja je unela i datum.
Evo primjera kako ovjeriti radnu knjižicu „Trenutno radi“.
Ovako izgleda primjer kopije radne knjižice, ovjerene od strane poslodavca, dati trećoj organizaciji:
Šta je promijenio GOST R 7.0.97-2016?
Okrenimo se GOST R 7.0.97-2016. Glavna razlika je u tome što će specifičnosti garancije zavisiti od svrhe. Postoje dva od njih: za interni promet ili za organizacije trećih strana.
Razmotrimo prvu opciju. Uputstvo o ovjeri radne knjižice po novim pravilima za interni promet nije promijenjeno. Kopija i dalje sadrži:
- "desno";
- specijalistički podaci;
- datum.
Ako je skenirana kopija potrebna za organizaciju treće strane, nova pravila za ovjeru kopije radne knjižice razlikuju se po prisutnosti dodatne fraze koja ukazuje na lokaciju na kojoj je originalni dokument pohranjen. Na primjer, fraza zvuči ovako: "Original je pohranjen u kadrovskom odjelu MUDO DYUSSH Allure." Da ne govorimo o radnoj knjižici, onda bi prema pravilima bilo potrebno naznačiti broj datoteke u kojoj je pohranjena originalna kopija.
Ne zaboravite staviti pečat organizacije, koji potvrđuje autentičnost potpisa službenika (klauzula 5.24 GOST R 7.0.97-2016).
Budući da od 2015. godine akcionarska društva i DOO ne moraju imati pečat, nije ga potrebno stavljati na skeniranu kopiju. Ako postoji pečat, tada se na njegovu lokaciju nameću određeni zahtjevi (prema novom GOST-u):
- potrebno je ovjeriti samo pečatom organizacije;
- ne bi trebalo da se preklapa sa potpisom osobe koja se ovjerava;
- ne treba da obuhvati potpis certifikatora;
- može unijeti naziv radnog mjesta ako nema dovoljno mjesta;
- moraju biti postavljeni na posebno određenom mestu označenom MP - „Mesto za štampanje“ (klauzula 5.24 GOST R 7.0.97-2016).
Načini ovjere kopije radne knjižice
Postoje dvije opcije za izradu uzorka ovjere radne knjižice od 2020. godine:
- kod poslodavca;
- kod notara.
Oni koji rade prijavljuju se u HR odjel gdje se čuva original. Računovođa također ima pravo izdati fotokopiju ako je njegova oblast odgovornosti održavanje toka kadrovske dokumentacije. To se često dešava u malim organizacijama u kojima ne postoji HR odjel. Sken radne knjižice će biti izdat u roku od tri dana od podnošenja zahtjeva. Nemaju pravo da odbiju.
Ako je osoba privremeno nezaposlena, treba se obratiti notaru. Moraćete da predočite pasoš i samu radnu knjižicu. Notar će sam fotokopirati potrebne stranice, na njih staviti pečate i potpise.
Koliko dugo traje kopija?
Po pravilu, radna knjižica ovjerena od strane poslodavca vrijedi mjesec dana. Ako je kopija ovjerena kod notara, onda vrijedi neograničeno. Ovo pravilo i primjer kako na nov način ovjeriti radnu knjižicu aktualni su u 2020. godini.
Imajte na umu da ako su u originalu napravljeni bilo kakvi unosi ili izmjene, onda svaki duplikat, uključujući i onaj ovjereni, automatski postaje nevažeći, bez obzira na to kada je ovjeren.
Uobičajene greške
Jedna od najčešćih grešaka je da pečat organizacije sadrži tekst i potpis kadrovskog službenika. To nije u redu. Nisu dozvoljene greške, propusti ili ispravke. Ako uzorak kako pravilno ovjeriti radnu knjižicu u 2020. nije ispravno sastavljen, neće biti prihvaćen jer će se smatrati nevažećim. Da biste ispravili grešku, morat ćete ponovo skenirati oštećene stranice i ovjeriti ih.