Записи в трудовых книжках. Делается ли запись о срочном трудовом договоре в трудовой книжке Обязательность внесенной записи в трудовую книжку
Устраиваясь на новую работу, каждый гражданин должен заключить с работодателем трудовой договор. Запись в трудовой книжке также необходима, если есть желание в дальнейшем получать достойную пенсию. Рассмотрим нюансы оформления трудовых договоров, а также возможность работы без трудовой книжки и последствия для работника.
Определение
Прежде чем говорить об оформлении трудовых договоров и записях в бланке трудовой, нужно выяснить, что представляют собой данные документы.
Под трудовым договором понимают соглашение между работодателем и сотрудником, устанавливающее их права и обязанности друг перед другом. В соответствии с этим соглашением сотрудник обязан исполнять работу на назначенной должности, соответствовать квалификации и не нарушать внутренние распорядки организации, работодатель же должен обеспечить условия труда, предоставить работу и выплачивать своевременно зарплату.
Весь рабочий период отражается в трудовой книжке. Это персональный документ каждого гражданина, который учитывает официальный трудовой стаж. Бланк трудовой оформляется работодателем и им же предоставляется.
Любое официальное трудоустройство предполагает трудовой договор. Запись в трудовой книжке должна быть сделана сразу после того, как работодатель издаст указ о приеме сотрудника на работу.
Зачем составлять договор
Трудовой договор считается важнейшим документом, прописывающим права, обязанности, а также компенсации. После того как договор подписан, рабочие взаимоотношения работодателя и сотрудника регулируются согласно законодательным нормам.
Трудовой договор может быть заключен как в устной, так и в письменной форме. Несмотря на то, что оба варианта законны, письменная форма все же надежнее и практикуется чаще.
Работа по договору, запись в трудовой книжке могут стать доказательством в судебной инстанции, если вдруг возникнет конфликтная ситуация.
Всегда ли нужна трудовая книжка
Бланк трудовой является тем документом, который удостоверяет фактическую трудовую деятельность и рабочий стаж.
Принять на работу без трудовой книжки могут, если:
- это первое трудоустройство, и оформлением бланка занимается сама организация;
- сотрудником написано заявление об утере или порче трудовой;
- это совместительство или гражданско-правовой договор (в данном случае оформляется договор без записи в трудовую книжку).
При оформлении договора на определенное время или бессрочно в обязательном порядке заполняется трудовая книжка.
Работа без трудовой
Если между работодателем и сотрудником заключен трудовой договор, а бланк трудовой не заполняется или отсутствует, ничего криминального в этом нет. С одной стороны, факт отсутствия трудовой книжки не несет отрицательных последствий, если договор о найме составлен должным образом и подписан с обеих сторон. При этом работодатель уплачивает за своего сотрудника страховые взносы. С другой стороны, если нет подтверждающего трудовой стаж документа, то это отразится на размере пенсии. То есть если подписан только трудовой договор, запись в трудовой книжке, в свою очередь, не сделана, это чревато негативными последствиями в будущем. К примеру, работник проработал около 10 лет на предприятии по трудовому договору, а запись не сделана. Договор по какой-то причине утерян и не может быть восстановлен. Получается, что работник теряет 10 лет из общего стажа.
Официальное оформление
Официальное трудоустройство предполагает обязательное составление договора. Это может быть главным доказательством рабочего стажа при отсутствии записей в трудовой.
Законодательные нормы обязывают работодателя, который является ИП или юрлицом, оформлять бланк трудовой для своего сотрудника, если тот работает в компании больше пяти дней. При этом работа должна быть основной. В случаях с совместительством или если заключается договор ГПХ, запись в трудовой книжке делать не нужно.
Алгоритм официального оформления:
- Знакомство сотрудника с необходимыми документами, касающимися его непосредственной работы и локальными актами организации.
- Знакомство с условиями договора.
- Издание приказа о приеме.
- Внесение записи в бланк трудовой книжки.
Документы
Заключая трудовой договор, сотрудник должен представить следующий набор документов:
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (помимо ситуаций, когда работник впервые устраивается на работу или работает по совместительству);
- СНИЛС;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ, подтверждающий образование;
- иные документы, которые являются обязательными при трудоустройстве.
Срочный договор
Срочным называется договор, который заключен с сотрудником максимум на пять лет. Основания для заключения такого типа договора регламентированы законом и указаны в ТК РФ.
Главным плюсом заключения срочного договора является отсутствие сложной и долгой процедуры оформления сотрудника и нет необходимости при его увольнении выплачивать компенсации, кроме отпускных.
Но неправильно оформленный временный договор может быть признан бессрочным, и работника обязаны будут принять на общих основаниях.
При оформлении срочного договора записи в трудовой книжке делаются в обязательном порядке. Причем характер работы (временный) не указывается. Запись оформляется стандартным способом с указанием организации, должности и документа-основания.
Тонкости закона
Законодательством определены четкие условия, при которых может быть заключен срочный договор. Это могут быть следующие основания.
Безусловные | По соглашению сторон |
|
|
В перечисленных случаях составляется и подписывается срочный договор. Записи в трудовой книжке делаются в любом случае: как при устройстве на работу, так и при расторжении договора.
Ученический договор
Работодатель может заключить ученический договор с:
- новым сотрудником на профессиональное обучение;
- с постоянно работающим сотрудником на обучение или переобучение без отрыва (с отрывом) от производства.
Ученический договор считается дополнительным документом к основному трудовому договору. Следовательно, при оформлении ученического договора запись в трудовой книжке не делается. У сотрудника, проходящего обучение, должна стоять запись о найме по стандартному договору.
Обучение может быть организовано в виде индивидуальной или коллективной подготовки, в виде курсов и в других формах.
Ученический договор должен содержать:
- Реквизиты сторон.
- Описание той специальности, профессии или квалификации, которую получает работник.
- Обязательство руководителя обеспечивать сотруднику возможность учиться.
- Обязательство сотрудника пройти установленное обучение и проработать по полученной профессии тот период времени, который указан в договоре.
- Срок обучения.
- Заработная плата в период обучения.
Договор может содержать и другие сведения, необходимые для прохождения обучения.
После окончания обучения работник не проходит испытательный срок (если это вновь прибывший сотрудник). В случае, когда сотрудник не исполняет своих обязанностей после получения специальности, работодатель может потребовать вернуть те денежные средства, которые выплачивались им во время обучения, а также возместить другие денежные компенсации.
Ученический договор прекращает свое действие по истечении указанного в нем срока.
Гражданско-правовой договор
Заключая гражданско-правовой договор, запись в трудовую книжку не делают. Но данный период работы обязательно учитывается при начислении пенсии, так как работодатель обязан сделать страховые взносы за сотрудника, осуществляющего деятельность гражданско-правового характера.
Продолжительность работы, включаемая в рабочий стаж, определяется сроком действия подобного договора.
И если работа по трудовому договору регламентируется трудовым законодательством, то гражданско-правовой договор опирается на нормы гражданского права.
При заключении договора подряда сторонами выступают заказчик и исполнитель. Соответственно, предметом договора является результат работы.
Подписывая договор подряда, запись в трудовой книжке не делают. А значит, на исполнителя не распространяются внутренние локальные акты заказчика, он не должен подчиняться должностным лицам заказчика и придерживаться трудового распорядка.
Совмещение и совместительство
Нередко эти два понятия путают. Но правовые нормы четко разграничивают совмещение и совместительство.
Совмещение находится в рамках одного трудового договора. Оплата и срок совмещения определяются приказом по организации, который издается после согласования с сотрудником после его письменного заявления и допсоглашения.
Совместительство же предполагает создание нового трудового договора с соблюдением законодательных норм. Закон ограничивает количество подобных договоров и количество работодателей. Совместительство могут рассматривать сотрудники следующих сфер: медицина, фармакология, культура и образование.
Итак, в отличие от совмещения, совместительство допускает новый трудовой договор. Запись в трудовой книжке при этом вносится, согласно занимаемой должности. При внешнем совместительстве запись делается по желанию сотрудника.
Запись в трудовой: правила
Если сотрудник впервые устраивается на работу, то после подписания трудового договора работодатель или уполномоченное лицо должны завести и заполнить бланк трудовой. На титульном листе необходимо заполнить все строки, согласно представленным документам:
- Фамилия, имя и отчество прописываются полностью, без сокращений.
- Дата рождения и место.
- Образование.
- Профессия и специальность.
- Дата заполнения.
- Подпись специалиста и сотрудника.
- Печать организации.
- в первой ставится порядковый номер записи;
- во второй - дата внесения записи;
- в третьей - наименовании организации, на какую должность принимается сотрудник;
- в последней - документ-основание принятия сотрудника на должность.
Расторжение договора
После того как трудовой договор расторгнут, запись в трудовой книжке делают на основании соответствующего приказа об увольнении.
Прекратить действие договора можно по следующим причинам:
- Соглашение сторон.
- Окончание периода действия документа.
- Перевод работника на другую должность или к иному работодателю.
- Отказ от исполнения обязанностей при новом собственнике.
- Инициатива работника.
- Инициатива работодателя.
- Отказ работника исполнять трудовые обязанности при смене существенных условий трудового соглашения.
- Отказ работника переходить на другую должность или переезжать в другую местность по медицинским показаниям.
- Наличие обстоятельств, которые не зависят от воли обеих сторон договора.
- Нарушение одной из сторон правил заключения договора.
Прекратить трудовые отношения можно и по другим причинам, если они указаны в трудовом праве и не противоречат законодательным нормам.
Согласно законодательству, в последнюю очередь при увольнении делается запись в трудовую книжку. Расторжение трудового договора должно основываться на заявлении сотрудника или уведомлении со стороны руководителя.
После этого издается приказ о прекращении трудовой деятельности с точной датой увольнения. И только в последний рабочий день сотрудник получает положенные компенсации и выплаты, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями.
Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.
Законодательная база
- Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
- Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
- Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
- Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.
Ознакомиться с документами можно здесь:
Кто отвечает за ведение, учет и хранение?
На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.
Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.
Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).
Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.
Возможное наказание:
- для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
- для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.
Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.
Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:
- самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
- предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.
Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году
Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.
Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.
Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2019-2016 году остались неизменными.
Общий порядок заполнения таков:
- каждая запись нумеруется сквозным типом;
- вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
- нельзя использовать сокращения;
- дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
- пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
- все вносимые сведения заверяются печатью организации;
- разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.
Как правильно сделать запись в документе?
Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 г.
Титульный лист
Заполняется, если работник впервые устраивается официально.
Содержит:
- ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
- Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
- Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
- Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
- Дату заполнения
– проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
Подпись владельца и кадровика (руководителя). - Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.
Пример:
Сведения о трудовой деятельности
Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .
Страница имеет четыре графы:
- порядковый номер записи;
- дата внесения изменений;
- поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
- номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.
Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.
Пример:
Достижения и награды
Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.
Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.
Как заполнить эту страницу:
- в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
- в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
- в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.
Пример показан на рисунке:
Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .
Восстановление в должности
Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.
При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.
В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.
Образец записи представлен на рисунке:
Увольнение
При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .
В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.
Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:
- №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
- №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
- №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.
Любой человек, который работает в организации, может заключить трудовые договоры с другими предприятиями и в свободное от работы время заниматься дополнительной трудовой деятельностью. Это называется совместительством. Основное рабочее место отличается от организации, где трудящийся работает на условиях совместительства, тем, что в этом предприятии хранится и ведется трудовая книжка сотрудника. Так как трудовая книжка является очень важным документом, многие кадровики интересуются вопросом о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку о работе по совместительству, и какие документы для этого необходимы. Тем более, что человек может работать по совместительству как по месту своей основной работы (внутреннее совместительство), так в другом предприятии (внешнее совместительство).
Особенности работы совместителем
Если человек устраивается совместителем на основное место работы, он должен знать о том, что его работодатель не может требовать у него предъявление каких-либо документов. Это объясняется тем, что на данном предприятии и так имеется все, что содержит необходимую информацию о сотруднике.
Выбирая дополнительный заработок в другой организации, работник может самостоятельно выбрать: предоставить новому руководству свою трудовую книжку или нет. Принятие этого решения является законным правом любого трудящегося гражданина РФ, а не его обязанностью. Если же в организации, где человек устроился работать по совместительству, требуют трудовую книжку, он может обратиться за защитой своих прав к юристу.
Трудовая книжка и работа по совместительству
Трудовая книжка – это документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности работника. Соответствующие записи о приеме/увольнении/переводе делаются в кадровом отделе по основному месту работы.
В статье №66 Трудового кодекса России говорится о том, что запись о факте приема человека на работу по совместительству не является обязательной. Однако работник сам может решить, вносить совместительство в трудовую книжку или нет. Отметка о совместительстве делается только на основном рабочем месте. Основанием для нее становится документ, который становится подтверждением дополнительной трудовой деятельности.
Единственный нюанс – в законодательстве нет информации о том, обязано ли выражаться желание работника о внесении записи о совместительстве в его трудовую книжку в письменной форме или же хватит устного заявления. Так или иначе, юристы советуют написать письменное заявление, в котором будет указана соответствующая просьба к руководителю.
Зачем нужна запись о совместительстве?
Любому работнику будет выгодно настоять на том, чтобы была сделана запись в трудовой книжке о работе по совместительству. Аргументируется это тем, что с ее помощью при последующем трудоустройстве он сможет доказать наличие опыта работы на определенной должности. Несмотря на это, есть моменты, когда такая запись является нежелательной. В частности, это касается тех случаев, когда руководство на основном рабочем месте категорически против того, чтобы их сотрудник имел дополнительный заработок.
Отсутствие записи о совместительстве не является нарушением правил Трудового кодекса. Однако трудовые взаимоотношения между руководителем и работником по совместительству появляются только после подписания договора о сотрудничестве, который считается обязательной бумагой вне зависимости от вида работы.
Внесение записи о работе по внешнему/внутреннему совместительству
После ответа на вопрос о том, вносятся ли в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, необходимо подробно рассказать о правилах оформления соответствующей отметки в трудовой книжке. При ведении дополнительной трудовой деятельности работник обязан предоставить на свое основное рабочее место справку, которая является основанием для внесения записи о совместительстве. В данном документе должно быть указано:
- наименование предприятия, структурного подразделения,
- название занимаемой должности,
- дата приема на работу,
- реквизиты организации.
Кроме справки, руководство с рабочего места на условиях совместительства выдаст копию приказа о приеме, которая должна быть заверена в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На этой бумаге пишется надпись «копия верна», ставится штамп, должность, ФИО и подпись кадровика.
Заявление на внесение записи о совместительстве оформляется в свободной форме и к нему прикрепляется копия справки и приказа с дополнительного места работы. Оригинал заверенной копии приказа и справки сохраняется в личной карточке сотрудника по основному месту работы или вкладывается в трудовую книжку.
Кроме этого необходимо рассмотреть порядок внесения записи о внутреннем совместительстве и узнать, вносится ли в трудовую книжку запись о работе по совместительству в одном и том же структурном подразделении. Так как запись о совместительстве является личным желанием трудящегося, трудовая деятельность на какой-либо должности (в том числе в одном и том же структурном подразделении организации, являющейся основным рабочим местом) может быть указана в трудовой книжке. Для этого работник должен составить заявление на имя руководителя (в свободной форме), а далее работодатель издает соответствующий приказ, на основании которого в отделе кадров делается необходимая запись. Вместе с этим руководитель обязан знать о том, что законодательством РФ не предусмотрено унифицированной формы такого приказа, и поэтому он может быть составлен в произвольной форме.
Сама запись, которая свидетельствует о факте совместительства у одного работодателя и заносится в трудовую книжку, оформляется так же, как и отметка о приеме на работу. Ее следует писать в разделе со сведениями о работе с указанием порядкового номера, даты, наименования структурного подразделения, организации и профессии работника.
Внесение записи о совместительстве после увольнения
У юристов очень часто спрашивают о том, можно ли внести запись о совместительстве в трудовую книжку после момента увольнения с основного рабочего места. Так как сведения о дополнительной работе никогда не будут лишними, работник по своему желанию может отправиться к бывшему руководителю и попросить его сделать отметку о том, что в момент его трудовой деятельности на основном месте работы он подрабатывал в другой организации. Для этого потребуется иметь при себе справку о трудовой деятельности на условиях совместительства (берется по месту работы совместителем). С данным документом следует посетить кадровый отдел бывшего места работы, где его сотрудник сделает необходимую запись.
Нередко при заполнении трудовых книжек возникают вопросы. Обычно это касается случаев, которые не разъяснены в нормативных документах. В статье мы рассмотрим сложные ситуации и приведем примеры записей в трудовой книжке.
В трудовой книжке отражают сведения о трудовой деятельности работника. Сотруднику, впервые поступающему на работу, трудовую книжку оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Порядок заполнения трудовых книжек установлен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция).
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Как и другие нормативные акты, Правила и Инструкция отражают лишь общие принципы заполнения трудовой книжки. Напомним их.
1. Даты во всех разделах должны быть проставлены арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг, например 23.11.2008 (п. 1.1 Инструкции).
2. Зачеркивание ранее внесенной записи возможно лишь в четырех строках: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения». Во всех остальных случаях при внесении изменений зачеркивание недопустимо (п. 1.2 Инструкции). Так, в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях, зачеркивание неверных записей не допускается (п. 30 Правил).
3. Записи можно делать перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). Чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).
4. В трудовой книжке недопустимы сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» пишутся полностью (п. 1.1 Инструкции).
5. Текст записи о прекращении (расторжении) трудового договора должен соответствовать тексту статьи, на основании которой происходит увольнение работника (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил).
6. Вкладыш к трудовой книжке оформляется в том случае, если в каком-либо из ее разделов нет больше места для записей (п. 38 Правил).
ЗАПОЛНЯЕМ ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
О том, каким образом в трудовую книжку вносить изменения при смене сотрудником фамилии, имени и отчества, мы подробно рассказали в статье «Работник изменил фамилию» («Зарплата», 2008, № 2). Теперь рассмотрим, как добавить в документ записи об образовании, профессии, специальности и заполнить другие строки титульного листа.
Сведения об образовании
Строка, предназначенная для отражения сведений об образовании, заполняется на основании документа, представленного работником (подп. «б» п. 9 Правил).
В пункте 2.1 Инструкции указано, что существует шесть типов законченного образования и столько же типов незаконченного:
Основное общее;
Среднее общее;
Начальное профессиональное;
Среднее профессиональное;
Высшее профессиональное;
Послевузовское профессиональное.
Лицам, не завершившим освоение основной образовательной программы высшего профессионального образования, выдаются академические справки установленного образца (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»).
Как видим, типов образования немало, а строка для внесения соответствующих сведений лишь одна. Как же сделать записи в эту строку?
От девятиклассника до кандидата наук . Вполне допустимо, что молодой человек начал трудовую деятельность в 16 лет, имея на тот момент основное общее образование (девять классов средней школы), и через некоторое время стал кандидатом наук. Вписать все сведения об образовании в данную строку не удастся, поэтому рекомендуем сделать запись только о полном образовании. Однако если сотрудник настаивает, можно отразить сведения и о незаконченном образовании.
Работник предъявил два диплома . Если у сотрудника одно образование, проблем при заполнении соответствующей строки не возникает. А как вносить записи, если образований несколько - среднее профессиональное и высшее или два высших? Поясним на примерах.
ПРИМЕР 1.
В ООО «Монолит» пришел молодой специалист. До этого момента он не вел трудовую деятельность. Необходимо оформить ему трудовую книжку, учитывая, что работник предъявил два диплома:
Об окончании колледжа (среднее профессиональное образование);
Института (высшее образование).
Какую запись об образовании следует сделать на титульном листе его трудовой книжки?
РЕШЕНИЕ . В этом случае следует указать сведения только о высшем образовании. А вот в строку «Профессия, специальность» можно вписать обе специальности.
Обратите внимание: если в двух дипломах одинаковая специальность, ее наименование указывается однократно.
В пункте 2 статьи 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» говорится, что установлены следующие ступени высшего профессионального образования: бакалавр, дипломированный специалист и магистр. Возможны ситуации, когда работник, начинающий трудовую деятельность, к моменту первичного трудоустройства уже имеет два высших образования. Рассмотрим пример.
ПРИМЕР 2 .
В ЗАО «Синий луч» поступил сотрудник, у которого есть дипломы магистра по специальности « , контроль и анализ хозяйственной деятельности» и бакалавра по специальности «промышленное и гражданское строительство». Какую запись нужно сделать в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки?
РЕШЕНИЕ . Запись будет одна - высшее профессиональное. В строке «Профессия, специальность» будут указаны обе специальности:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности, промышленное и гражданское строительство
Без отрыва от производства. Если сотрудник за время работы в вашей организации получил еще одну степень, запись об этом вносится в строку через запятую:
Образование : среднее профессиональное, высшее профессиональное
Сведения о профессии и специальности
Профессия или специальность? После получения начального профессионального образования приобретают профессию. Специальность присваивается после окончания среднего профессионального или высшего учебного заведения. Списки профессий и специальностей утверждаются постановлениями Правительства РФ.
Как правило, профессия подразумевает конкретный вид деятельности, а специальность - это направление, сфера деятельности. Например, делопроизводитель, механик, водитель, сборщик часов, лаборант - это профессии. Ядерная физика, математика, информатика, делопроизводство - специальности . Записи в трудовой книжке будут выглядеть следующим образом:
Образование: начальное профессиональное, среднее профессиональное
Профессия, специальность : делопроизводитель, делопроизводство
Профессия (специальность) или квалификация? Несмотря на то что в документе об образовании информация о профессии (специальности) всегда присутствует, запись в трудовой книжке зачастую отражает квалификацию работника. Советуем обращать внимание на формулировки в дипломе.
ПРИМЕР 3.
В отдел кадров ООО «Свежий ветер» поступило заявление от А.М. Грин о приеме на работу на должность старшего бухгалтера. Ранее она нигде не трудилась. В ее дипломе есть следующая запись: «...закончил(а) полный курс... по специальности “бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности”. Решением государственной экзаменационной комиссии от 26 июня 2008 года А.М. Грин присвоена квалификация экономиста».
Как определить специальность и квалификацию новой сотрудницы ООО «Свежий ветер» для заполнения титульного листа трудовой книжки?
РЕШЕНИЕ . Специальность - бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности, квалификация - экономист.
Как уместить длинную запись? Если название специальности, указанное в дипломе, многословно, допустимо заполнить несколько строк, а запись сделать мелкими буквами:
Несколько профессий, специальностей . Если у сотрудника несколько профессий или специальностей, они вносятся через запятую без зачеркивания предыдущих записей (п. 2.4 Инструкции):
Профессия, специальность : делопроизводство, государственное и муниципальное управление
Возможна ситуация, когда сотрудник, уже работая в организации, оканчивает еще один институт и получает новую специальность. Тогда в строке «Образование» остается одна запись о высшем профессиональном образовании. А в строке «Профессия, специальность» следует через запятую добавить наименование новой специальности:
Образование: высшее профессиональное государственное
и муниципальное управление
Профессия, специальность: бухгалтерский учет и анализ
хозяйственной деятельности
Завершающий этап оформления титульного листа
Итак, титульный лист трудовой книжки практически заполнен.
Дата. Работодатель обязан оформить трудовую книжку сотруднику, впервые принятому на работу, в течение недели со дня приема (п. 8 Правил). То есть дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на семь календарных дней.
Подпись владельца . Работника необходимо ознакомить с записями на титульном листе. Он должен расписаться в строке «Подпись владельца книжки». Тем самым он заверит правильность указанных сведений (п. 2.2 Инструкции).
Подпись инспектора по кадрам . Титульный лист, на котором проставлена дата заполнения и подпись владельца трудовой книжки, должен подписать сотрудник организации, на которого возложена ответственность за ведение трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции). В Инструкции не сказано о том, что необходимо указать расшифровку подписи данного работника, однако советуем это сделать. Ведь его подпись удостоверяется еще и печатью организации или кадровой службы. Более того, в строке «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» есть примечание о том, что она должна быть разборчивой.
ЗАПИСИ О РАБОТЕ
В графы, предназначенные для отражения сведений о работе, вносится информация, которая касается не только непосредственно трудовой деятельности, но и других обстоятельств. Среди них, например, наименование работодателя или сведения о периоде повышения квалификации. Рассмотрим подробнее, как правильно сделать записи.
Что было до начала трудовой деятельности
Некоторые сотрудники в период, предшествующий устройству на работу по трудовому договору, учились или служили, то есть вели деятельность, не связанную с трудовыми отношениями. Рассмотрим, какие сведения нужно внести в трудовую книжку в раздел «Записи о работе», если такой работник впервые заключил .
Запись необходима. Перед тем как указать наименование организации, которая оформляет работнику трудовую книжку, необходимо внести сведения о периоде, в котором гражданин не имел трудовых отношений, если тот включается в пенсионный стаж. Порядок его определения установлен в статьях 10-13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».
Согласно подпункту «а» пункта 21 Правил в трудовую книжку следует внести данные:
О военной службе в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 28.03.88 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
Службе в органах внутренних дел;
Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
Учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
Органах налоговой полиции;
Органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
Таможенных органах.
Запись о службе делают на основании соответствующих документов. Например, сотрудник проходил службу по призыву в Вооруженных силах РФ. В этом случае он должен предъявить военный билет. Образец записи смотрите ниже.
Служба в Вооруженных |
|||||
силах Российской Федерации |
|||||
с 15.02.2006 по 23.08.2008 |
О чем умалчивает трудовая книжка . Если сотрудник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, запись о периоде обучения вносить не следует. Он не включается в трудовой стаж, поскольку не поименован в статьях 10 и 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».
Обратите внимание : помимо основного образования, полученного в начальных, средних и высших учебных заведениях, работник может проходить обучение на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В соответствии с требованиями подпункта «б» пункта 21 Правил в трудовой книжке следует указывать сведения именно о периоде, когда сотрудник повышал квалификацию, а не о времени получения основного образования.
Наименование работодателя
Название организации . В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать полное и сокращенное (если таковое имеется) наименование работодателя. Такую запись вносят в виде заголовка, а на следующей строке ставят порядковый номер новой записи и дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции).
Работодатель поменял наименование . Если во время работы сотрудника организация была переименована или изменилась ее правовая форма, это необходимо отразить в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции). Этой записи порядковый номер не присваивается. Например, на общем собрании акционеров было принято решение закрытое акционерное общество преобразовать в открытое акционерное общество. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании. Образец смотрите на с. 110.
Структурное подразделение
На работу в филиал . Трудовой договор может содержать условие о приеме на работу сотрудника в структурное подразделение организации. Это обстоятельство имеет значение в случае, когда структурное подразделение находится в другой местности (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В этой ситуации в трудовой книжке в графе 3 нужно сделать запись о том, в какое структурное подразделение организации принят на работу сотрудник (п. 3.1 Инструкции). Образец смотрите далее
Изменение наименования работодателя
№ записи |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
Служба в Вооруженных |
|||||
силах Российской Федерации |
|||||
с 15.02.2006 по 23.08.2008 |
|||||
Закрытое акционерное общество |
|||||
«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос») |
|||||
Принят в транспортный |
|||||
отдел коломенского |
|||||
филиала (г. Коломна) |
|||||
на должность водителя |
|||||
Закрытое акционерное |
|||||
общество «Альбатрос» |
|||||
(ЗАО «Альбатрос») 27.10.2008 |
|||||
переименовано в Открытое |
|||||
акционерное общество |
|||||
«Альбатрос» (ОАО «Альбатрос») |
Записи о переводе . Делать ли запись в трудовой книжке работника, который перешел из одного структурного подразделения в другое без изменения должности? Если при приеме на работу в трудовой книжке было поименовано структурное подразделение, то при переводе работника следует внести в трудовую книжку сведения о новом месте работы. Вторично указывать название должности не нужно. Образец смотрите далее
Прием на работу в филиал
№ записи |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
Служба в Вооруженных силах |
|||||
Российской Федерации |
|||||
с 15.02.2006 по 23.08.2008 |
|||||
Закрытое акционерное общество |
|||||
«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос») |
|||||
Принят в транспортный отдел |
|||||
на должность водителя |
Наименование должности
Наименование должности вносится в трудовую книжку в соответствии со штатным расписанием. Сейчас появилось много новых должностей, названия которых заимствованы из иностранных языков, например промоутер и др. Трудовое законодательство не содержит запрета на использование подобных наименований.
Если есть «вредность». Особое внимание нужно проявлять при указании той или иной должности, если она дает право на льготы в соответствии с федеральными законами. В таких случаях название должности должно соответствовать наименованию, указанному в квалификационных справочниках (п. 31 Правил и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Должность переименована . За время работы в организации профессия (должность) работника может быть переименована. Например, на основании приказа о внесении изменений в должность секретаря переименована в должность секретаря-референта. В этом случае в трудовой книжке нужно сделать соответствующую запись. Образец смотрите на далее.
Перевод в другое структурное подразделение
№ записи |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
Закрытое акционерное общество |
|||||
«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос») |
|||||
Принят в транспортный отдел |
|||||
коломенского филиала (г. Коломна) |
|||||
на должность водителя |
|||||
Переведен в воскресенский |
|||||
филиал (г. Воскресенск) |
|||||
Перевод на другую должность . Если сотрудника переводят с одной должности на другую и при этом структурное подразделение не указано, следует сделать запись о переводе. Образец смотрите на с. 114.
Обратите внимание : так, как показано выше, делают записи о переводе исключительно внутри организации, где работает сотрудник, то есть в рамках одного юридического лица. Если осуществляется перевод из одной компании в другую, такой перевод делается через увольнение и последующий прием на работу в новую организацию.
И должность, и структурное подразделение изменились . В этом случае необходимо конкретизировать запись и о новой должности, и о новом структурном подразделении. Образец смотрите далее.
Обучение без отрыва от производства
Повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка являются дополнительным профессиональным образованием. Об этом говорится в пункте 7 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610. Согласно пункту 28 этого документа слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:
Удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;
Свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;
Диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;
Диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.
Перенаименование должности
№ записи |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
Закрытое акционерное общество |
|||||
Должность «секретарь» |
|||||
переименована |
|||||
в «секретарь-референт» |
На основании этих документов следует сделать запись в трудовой книжке. Образец смотрите на с. далее.
Перевод на другую должность
№ записи |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
Закрытое акционерное общество |
|||||
«Буревестник» (ЗАО «Буревестник») |
|||||
Принята на должность секретаря |
|||||
Переведена на должность |
Приказ от |
||||
секретаря-референта |
|||||
Повышение квалификации
№ записи |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
С 06.10.2008 по 24.10.2008 |
Свидетельство |
||||
проходила обучение по программе |
|||||
повышения квалификации «Основы |
|||||
судебной экспертизы» в Институте |
|||||
повышения квалификации |
|||||
судебной экспертизы |
Изменение должности и структурного подразделения
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||||
Закрытое акционерное общество |
|||||
«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос») |
|||||
Принят в транспортный отдел |
|||||
коломенского филиала (г. Коломна) |
|||||
на должность водителя |
|||||
Переведен в воскресенский |
|||||
филиал (г. Воскресенск) |
|||||
на должность механика |
Новая специальность . Так же поступают и в случае, когда сотрудник во время работы в организации получает еще одну профессию, квалификацию или специальность. Образец смотрите ниже.
Присвоение новой профессии
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||||
Установлена вторая профессия |
Удостоверение |
|||||
«сборщик трансформаторов» |
||||||
с присвоением 4-го разряда |
Продолжение следует...
Делается ли запись в трудовую книжку при срочном трудовом договоре? Нужна ли трудовая?
Так как сведения, вносимые в книжку при поступлении работника на предприятие или к индивидуальному предпринимателю, представляют собой документ особой важности , вносить в ТК требуется все записи по просьбе работника.
Если он работает по трудовому договору постоянно – независимо от его желания. При этом к вносимым сведениям предъявляют жёсткие требования .
ВНИМАНИЕ: Не внесение данных о том, что гражданин приступил к работе в течение 5 дней , становится причиной для вменения штрафных санкций работодателю , если данный факт будет выявлен инспектором Государственной инспекции труда.
Однако вопрос о срочном трудовом договоре является не совсем однозначным и требует специального рассмотрения.
Срочный трудовой договор в трудовой книжке характеризуется тем, что место работы специалисту предоставляется на достаточно короткий срок или период, не превышающий 5 лет (ст.58 ТК РФ).
Иногда, таким образом, работодатель осуществляет на место:
- ушедшего в отпуск по уходу за ребёнком;
- выбывшего в длительную командировку;
- повышающего квалификацию.
Такое действие правомерно, если основной сотрудник находится в медицинском учреждении на длительном обследовании или излечении.
Главное свойство такого вида договоров – наличие сведений о том, когда основной работник вернётся к своим обязанностям . Эти точности допускают установление сроков, в течение которых заключаемый сторонами ТД будет считаться действующим.
Прием по срочному трудовому договору обычно применяется при трудоустройстве сезонных рабочих, с условием:
- предусмотренного временного срока работы;
- отсутствия оформления по договору подряда.
Условия оформления договора регламентированы ст.59 ТК РФ , обязательным является указание сроков принятия на работу, а также – сроков прекращения трудовых отношений.
При этом, в договоре следует объяснить причину определения сроков его действия, например, пояснив, что характер работ требует временного приёма специалиста:
- для проведения аудита;
- мониторинга;
- специального учебного курса и т.п.
На основании обозначенных положений договора издаётся приказ. Приказ является причиной и условием , допускающим заполнение трудовой книжки .
Книжка заполняется обязательно при условии , что работник принимается на полный трудовой день , а не по совместительству. Для совместителей предусматривается заполнение ТК только по их просьбе.
ВАЖНО: Целесообразно, чтобы просьба о заполнении ТК зафиксировалась работником письменно.
Отличия от бессрочного контракта
Внесение записи в ТК основано на нормативных документах, в частности, определено положениями Инструкции по заполнению ТК и вкладышей трудовых.
Положения вступили в силу 10.10.03 г., под № 69 .
Любая стандартная и нестандартная ситуация требует обращения работодателя к данному документу.
В Инструкциях не обозначены специальные правила , вносящие отличие записи о приёме на работу по срочному договору.
Это означает, что внесение записи о приёме на работу лица с установленным для выполнения работ сроком, ничем не должна отличаться от обычной, стандартной записи .
Те работодатели, которые опасаются, что впоследствии инспектор ГИТ укажет на расхождение между условиями трудового договора и записью в трудовой, должны понять, что правила носят унифицированный характер, который должен соблюдаться во всех случаях.
Законодательство предусмотрело, что иногда срочные договорные отношения не прерываются , а пролонгируются далее. Если такой прецедент присутствует в практике трудовых отношений, всем работодателям следует иметь в виду аналогичные правовые последствия.
Независимо от того, насколько актуально и жёстко устанавливаются временные рамки в каждом конкретном случае, обстоятельства способны меняться.
Кроме этого, на протяжении обозначенного срока, работник вправе уволиться по собственной инициативе . В этом случае указанная при приёме на работу дата увольнения будет считаться не актуальной.
СПРАВКА: Если при приеме на работу по срочному трудовому договору запись в трудовой книжке была внесена неверно. Работодателю потребуется её исправить в соответствии с положениями Инструкции .
Трудовая книжка работника не должна пострадать , если обстоятельства изменятся на основании ст.72 ТК РФ . Соответственно, при увольнении, когда становится понятно, что работник увольняется в указанный срок, должна быть внесена соответствующая запись.
Порядок внесения
Внесение записи в книжку регламентировано ст.65 ТК РФ .
Она вносится в течение первых 5 дней после вступления гражданина в должность.
Предварительно подготавливается трудовой договор, который устанавливает сроки действия.
ВАЖНО: Записи в книжке должны точно соответствовать сведениям, указанным в приказе о приёме на работу.
В первую очередь заполняется графа с порядковым номером . Он должен быть на единицу больше того, который соответствует предшествующей записи.
Следующая графа содержит сведения о дате , когда работник приступил к трудовым обязанностям. Дата вписывается арабскими цифрами .
Графа разделяется на три колонки для отдельной записи числа, месяца и года. Число и месяц записываются двумя цифрами, а год – четырьмя. В этих графах недопустимо ставить точки или вписывать буквы.
СПРАВКА: Дата, указанная в записи о приёме на работу (увольнении) может не совпадать с моментом внесения записи в книжку .
В третьей графе указывают факт принятия на работу с наименованием должности и подразделения. Например, формулируют: «Принята на работу в должности педагога дополнительного образования в отделение театральной студии «Лисичка».
Если подразделения отсутствуют, указывается структура, которая регламентирована для официальных записей. Например, индивидуальный предприниматель вправе в качестве подразделения указывать наименование организации, торговой точки и т.п.
В четвёртой графе делается ссылка на приказ , на основании которого лицо приступило к работе. То есть даются полные сведения о приказе, на основании которого делается запись (о срочном трудовом договоре). После наименования документа «Приказ», вписывается его номер и дата его выхода.
Запись вправе вносить только работодатель в лице:
- индивидуального предпринимателя;
- руководителя;
- уполномоченного лица из числа сотрудников, назначенного приказом.
Запись визируется лицом, внёсшим сведения о работе, подпись расшифровывается фамилией.
При внесении сведений о поступлении на работу печать не ставится.
Образец записи в трудовой книжке о срочном трудовом договоре:
Увольнение
Алгоритм увольнения работника немногим отличается от процедуры оформления в должность и регламентируется ст. 66 ТК РФ .
Здесь также требуется заведомо издать приказ, в котором указаны дата и причина увольнения. Но в этом случае учитывается, что лицо увольняется по завершении действия трудового договора.
СПРАВКА: Работодатель обязан в письменной форме уведомить работника за 3 дня до окончания срока действия ТД . В противном случае договор может считаться пролонгированным бессрочно.
В первой графе книжки ставится очередная запись. Во второй – дата, соответствующая той, которая указана в ТД и соответствующая приказу. В этот день трудовая деятельность лица считается завершённой.
Третья графа содержит основные сведения об увольнении. Запись формулируется в дословном соответствии приказу . Например: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора».
Далее указывается ссылка на Трудовой кодекс: «На основании п.2 ч.1 статьи 77 Трудового Кодекса РФ ».
По завершении внесения записи, уполномоченное должностное лицо ставит подпись с собственноручной расшифровкой фамилии.
Рядом, но не прикрывая основных записей, ставится печать организации (предприятия).
ВАЖНО: Следует проследить, чтобы проставленная печать организации не съезжала на нижние линии, где будет делать запись следующий работодатель.
Трудовая книжка с записями должна быть подготовлена к последнему рабочему дню её владельца, выдана под роспись в журнале движения ТК и вкладышей к ним.
Все действия, связанные с заполнением трудовых книжек или вкладышей, основываются на положениях Инструкций и статей Трудового кодекса. Исполнение нормативов курируется со стороны инспекторов ГИТ .